Vì sao sếp “seen” nhưng không trả lời? Sự thật phía sau khiến nhiều nhân viên giật mình!

"Hôm qua sếp tôi không trả lời tin nhắn của tôi. Tôi có làm gì sai không?", "Email tôi gửi tuần trước chưa được phản hồi, tôi có nên gửi lại email đó không?",....

Chắc hẳn chúng ta khi đi làm từng rơi vào tình huống này? Ngay cả trong giao tiếp công việc bình thường, việc không nhận được phản hồi cũng có thể dẫn đến suy nghĩ quá mức: "Liệu bản đề xuất có được viết kém không?", "Có phải ai đó đang có vấn đề gì với mình?"

Trên thực tế, khi một người lãnh đạo không trả lời tin nhắn, đó thường không phải là vấn đề thái độ cá nhân, mà là một hiện tượng quản lý thường bị hiểu sai trong giao tiếp nơi làm việc.

Việc người quản lý không trả lời tin nhắn của nhân viên không chỉ đơn thuần là quên trả lời; mà còn phản ánh thói quen xử lý thông tin, sự hiểu biết về quyền lực và phong cách lãnh đạo: đó có thể là do lượng thông tin quá tải, ưu tiên những tin nhắn quan trọng, ngụ ý về phạm vi quyền hạn, hoặc gián tiếp thể hiện thái độ.

Những lý do khiến lãnh đạo không phản hồi tin nhắn của cấp dưới 

Khi người quản lý không phản hồi, về cơ bản đó là một quyết định ngầm về việc "có nên phản hồi hay không" và "phản hồi như thế nào" trong một tình huống cụ thể, và có nhiều lý do đằng sau điều đó:

1. Xem xét yếu tố hiệu quả

Các nhà quản lý phải đối mặt với một lượng thông tin khổng lồ mỗi ngày và không thể phản hồi ngay lập tức về mọi thứ. Khi thông tin không khẩn cấp hoặc không liên quan đến các phán đoán quan trọng, việc không trả lời thường là một lựa chọn hợp lý dựa trên mức độ ưu tiên.

Ví dụ, có tư duy tối giản là không trả lời trừ khi cần thiết, như với các báo cáo tiến độ hàng ngày, nơi các nhà quản lý có thể cảm thấy không có vấn đề gì và do đó không cần phải trả lời cụ thể; hoặc có tư duy thận trọng là chờ đợi thời điểm tối ưu để phản hồi, như thể nội dung liên quan đến việc phối hợp nguồn lực hoặc các quyết định liên phòng ban, cần xác nhận nội bộ kết quả để tránh những tuyên bố vội vàng và sai sót.

2. Gìn giữ "trật tự" trong hệ thống 

Thứ hai, việc không phản hồi cũng có thể xuất phát từ nhận thức về quyền lực và ranh giới vai trò. Trong các tổ chức có cấu trúc phân cấp, người quản lý thường muốn kiểm soát tốc độ phản hồi để làm rõ sự thống trị và ưu tiên trong giao tiếp. Giữ im lặng về những vấn đề không khẩn cấp thể hiện cảm giác về trật tự.

3. Tạo không gian cho việc ra quyết định

Đồng thời, khi đối mặt với các vấn đề gây tranh cãi hoặc trách nhiệm không rõ ràng, việc tạm thời không phản hồi cũng là một cách để tạo không gian cho việc ra quyết định.

Ví dụ, nếu hai bộ phận đang đùn đẩy trách nhiệm về một nhiệm vụ, và bạn hỏi người giám sát của mình ai nên đảm nhận nhiệm vụ đó, họ có thể không trả lời ngay lập tức, mà sẽ đợi cho đến khi trách nhiệm được làm rõ trước khi đưa ra tuyên bố. Trong tình huống này, nhân viên cũng có thể chủ động đưa ra những đề xuất hợp lý để giúp người giám sát giảm bớt chi phí ra quyết định.

Tại sao việc không trả lời tin nhắn lại quan trọng? Bởi vì nó không chỉ ảnh hưởng đến nhân viên do không nhận được phản hồi, mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và tâm lý của họ. Việc người quản lý không phản hồi có vẻ như chỉ là một khoảng cách giao tiếp, nhưng thực tế nó ảnh hưởng đến nhân viên ở bốn khía cạnh: động lực, hiệu quả, sự tin tưởng và sự an toàn công việc.

Tâm lý nhân viên khi sếp không phản hồi 

1. Lo sợ, bất an, thiếu tự tin 

Khi mọi người làm điều gì đó, họ cần phản hồi để xác nhận xem họ đã làm đúng hay chưa và liệu việc đó có giá trị hay không. Việc không phản hồi sẽ cắt đứt sự xác nhận này. Do đó, điều đầu tiên bị ảnh hưởng là sự sẵn lòng giao tiếp chủ động của nhân viên. Việc chủ động báo cáo và đưa ra đề xuất về cơ bản là một khoản đầu tư bổ sung. Khi những hành động này liên tục không được hồi đáp, mọi người sẽ tự nhiên giảm tần suất giao tiếp chủ động, tập trung năng lượng vào việc "chỉ hoàn thành những gì được yêu cầu rõ ràng".

Ví dụ, nếu bạn liên tục đưa ra đề xuất để tối ưu hóa một hoạt động nhưng không bao giờ nhận được phản hồi, phản ứng trực tiếp nhất thường không phải là sự bất mãn, mà là từ bỏ việc suy nghĩ thêm về các cơ hội cải tiến. Sự thay đổi này không phải là sự kháng cự thụ động, mà là sự thu hẹp hợp lý dựa trên kinh nghiệm.

Đồng thời, việc không phản hồi có thể làm suy yếu lòng tự tin của cá nhân. Khi nhân viên không thể đánh giá tính đúng đắn của các phán đoán của mình thông qua phản hồi, họ dễ bị nghi ngờ bản thân. Để tránh mắc lỗi, nhiều người chọn cách tiếp cận thận trọng hơn, thích bám vào những giải pháp quen thuộc nhưng không nhất thiết là tối ưu hơn là mạo hiểm thử những phương pháp mới. Bề ngoài, công việc vẫn tiến triển, nhưng trên thực tế, không gian cho sự đổi mới đang dần bị thu hẹp.

2. Phân tán sự tập trung 

Giao tiếp trọn vẹn đòi hỏi "bạn giải thích rõ ràng, người kia tiếp nhận, người kia đưa ra phản hồi, bạn điều chỉnh", và việc không phản hồi sẽ phá vỡ các mắt xích trung gian.

Một mặt, điều này đặt nhân viên vào thế khó xử: nên dừng lại và chờ đợi, hay nên tiến lên. Nếu họ chọn chờ đợi, tiến độ dự án sẽ bị chậm lại; nếu họ chọn tự đưa ra quyết định, họ sẽ phải gánh chịu rủi ro phải làm lại.

Mặt khác, việc không trả lời cũng dẫn đến sự lãng phí thời gian ngầm. Khi tin nhắn được gửi đi nhưng không được phản hồi, nhân viên thường xuyên kiểm tra trạng thái tin nhắn và hỏi về tiến độ, sự chú ý của họ liên tục bị phân tán. Năng lượng bị phân tán này khiến họ khó tập trung lại vào công việc cần sự tập trung cao độ. Nó giống như việc gửi email rồi cứ 10 phút lại kiểm tra điện thoại, bạn đơn giản là không thể tập trung vào công việc của mình.

3. Trạng thái thất vọng 

Mối quan hệ nơi công sở giống như một sự trao đổi kiểu "bạn làm tốt công việc của mình, và anh ấy ghi nhận bạn", và việc không phản hồi sẽ phá vỡ sự cân bằng này.

Khi liên tục không có phản hồi, nhân viên dễ dàng hiểu đó là sự thiếu quan tâm. Đặc biệt trong những trường hợp đã đầu tư nhiều công sức, sự im lặng thường gây ra nhiều sự thất vọng hơn là những lời chỉ trích trực tiếp. Một hoặc hai lần không phản hồi có thể được hiểu là do bận rộn, nhưng khi sự im lặng trở thành thói quen, lòng tin dần dần bị xói mòn, và mọi người bắt đầu tạo khoảng cách về mặt tâm lý.

Hơn nữa, khi giao tiếp chỉ diễn ra một chiều mà không có phản hồi, nhân viên dễ cảm thấy như đang nói chuyện với không khí. Nếu trải nghiệm này kéo dài, nó có thể dần làm giảm cảm giác gắn kết của họ với nhóm, và họ thậm chí có thể bắt đầu xem xét lại xem mình có còn phù hợp để tiếp tục làm việc trong môi trường như vậy hay không.

Giải pháp cho vấn đề 

1. Đối với cấp quản lý

Hãy sử dụng "phương pháp phản hồi 3 giây" để thiết lập giọng điệu và sử dụng các quy tắc rõ ràng để tránh sự mơ hồ.

Đối với các nhà quản lý, giá trị của một phản hồi vượt xa bản thân việc giao tiếp; nó gửi đi tín hiệu rằng "công việc của cấp dưới đã được ghi nhận", đây là nền tảng của sự tin tưởng trong nhóm. Về mặt này, "phương pháp phản hồi 3 giây" rất hiệu quả. Không cần giải thích dài dòng, một câu trả lời đơn giản như "đã nhận" hoặc "sẽ xem xét sau" chỉ mất không quá 3 giây và đủ để xua tan sự nghi ngờ của nhân viên và ngăn họ sa vào những suy đoán vô tận.

Khi thực sự không thể trả lời ngay lập tức, việc thêm lời giải thích cũng quan trọng không kém. Nhà quản lý có thể thêm một câu như, "Hôm qua tôi phải giải quyết một việc khẩn cấp và không thể trả lời ngay. Tôi đã xem xét lại kế hoạch và có một vài đề xuất..." không làm suy yếu quyền lực của người quản lý. Ngược lại, nó giúp ổn định kỳ vọng.

Một cách tiếp cận bền vững hơn là thống nhất các quy tắc giao tiếp rõ ràng với nhóm trước. Ví dụ: sử dụng nhóm chát cho các quyết định khẩn cấp, với phản hồi trong vòng 4 giờ. Sử dụng email cho các cập nhật tiến độ thường xuyên, với sự chấp thuận được coi là mặc định nếu không nhận được phản đối nào trong vòng 24 giờ. Hay ngoài giờ làm việc, lãnh đạo chỉ nhận cuộc gọi khẩn cấp, xử lý các tin nhắn khác vào ngày hôm sau. Hay người lãnh đạo chỉ định một người đại diện trước các chuyến công tác và thông báo cho nhân viên, "Liên hệ với XX trong thời gian này, tôi sẽ kiểm tra tin nhắn trong 1 giờ mỗi ngày."

2. Đối với doanh nghiệp

Để giải quyết các vấn đề về lâu dài, giao tiếp hiệu quả cần trở thành thói quen mặc định trong nhóm, và một hệ thống là sự đảm bảo tốt nhất cho điều này.

Các doanh nghiệp có thể tích hợp tính kịp thời của phản hồi vào việc đánh giá hiệu quả quản lý, bằng cách thêm các chỉ số như "tỷ lệ phản hồi email trong vòng 24 giờ ≥ 90%", biến những việc nên làm thành những việc phải làm để đảm bảo thực hiện hiệu quả.

Các nhóm cũng có thể xem xét việc cung cấp các công cụ và mẫu giao tiếp, cấu hình chức năng phản hồi nhanh cho người quản lý. Ngoài ra, công ty cần thiết lập một cơ chế xử lý ngoại lệ rõ ràng. Ví dụ, có thể thống nhất rằng các tin nhắn không khẩn cấp không nên được gửi ngoài giờ làm việc, và các tin nhắn gửi vào đêm khuya nên được xử lý vào ngày hôm sau theo mặc định.

Đồng thời, cần công khai danh sách liên lạc khẩn cấp (ví dụ: liên hệ XX trong trường hợp khẩn cấp, liên hệ XY về các vấn đề kỹ thuật). Điều này không chỉ duy trì ranh giới mà còn tránh bỏ sót những vấn đề quan trọng. 

3. Đối với các nhân viên

Từ các vấn đề giao tiếp đến việc cung cấp các lựa chọn hành động, sự khó chịu nội bộ khi phải chờ đợi phản hồi là điều dễ nhận thấy. Khi không nhận được phản hồi, việc cứ mãi suy nghĩ về lý do tại sao không có phản hồi chỉ dẫn đến mâu thuẫn nội bộ. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc cải thiện giao tiếp để thúc đẩy công việc tiến triển.

Nếu cấp trên của bạn không trả lời trước hạn chót, bạn có thể nhẹ nhàng nhắc họ một cách tế nhị, chẳng hạn như: "Nếu anh/chị không có thời gian xem ngay bây giờ, tôi sẽ tiến hành theo phương án A trước, và chúng ta có thể điều chỉnh lại sau nếu anh/chị có phản hồi gì, được không?".

Nếu vẫn không nhận được phản hồi, hãy thử điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn. Ví dụ, hãy chuyển những email dài thành "tin nhắn ngắn trên nhóm chat kèm đường dẫn tài liệu", và đề cập đến những vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp trực tiếp trong cuộc họp hàng tuần.