Đây là lúc nhiều công ty ước: Giá như đã chuyển đổi online sớm hơn

Là một người từng làm việc lâu năm trong lĩnh vực kỹ nghệ phần mềm (software engineering), từ nhiều năm trước tôi đã nhận ra một sự thật không mấy dễ chịu: ngay cả với các công ty quốc tế lớn, chuyển đổi online cũng là một công việc dễ dàng. Gần như trong mọi trường hợp, các ý tưởng chuyển đổi từ môi trường làm việc giấy tờ hoặc qua mail/Excel lên những hệ thống online (từ máy chủ công ty hoặc trên đám mây Amazon/Microsoft) sẽ luôn gặp những vấn đề điển hình.

Đưa hoạt động của các công ty lên đám mây chưa bao giờ là một công việc dễ dàng.

Đầu tiên là kinh phí. Một hệ thống quản trị doanh nghiệp quy mô sẽ không bao giờ có giá rẻ, và nếu các nhà quản lý không thực sự hình dung được những lợi ích mà chuyển đổi online mang đến, họ sẽ ngay lập tức từ chối. "Tiết kiệm thời gian", "tăng khả năng truy soát thông tin", "tạo cơ hội cải thiện quy trình", "giảm rủi ro"… đều là những cụm từ xa vời, còn những con số hàng chục nghìn đô thì luôn hiển hiện ở trước mắt.

Tiếp theo là những công việc phát sinh khi chuyển đổi. Một công ty vốn hoạt động trên giấy tờ, đến khi đưa hệ thống mới vào sẽ phải số hóa các dữ liệu sẵn có. Người dùng cuối cũng phải bỏ thời gian phải tìm tòi học hỏi, gây ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của họ. Với họ, hệ thống mới bỗng trở thành một thứ công việc phụ mà họ không hề mong muốn. Họ mang suy nghĩ ấy cho đến tận khi nhận được mail khuyến khích chuyển đổi, và rồi… lờ đi.

Cuối cùng và đáng ngại nhất là cung cách làm việc. Con người luôn sợ thay đổi, và đi kèm với những công cụ mới (những hệ thống mới) luôn là những thay đổi trong cung cách làm việc của con người. Tôi đã từng gặp những tình huống trớ trêu rằng, hệ thống thực thi xong chẳng có ai sử dụng. Có người nói cảm thấy dùng tool không được "chính thống" như đi lấy chữ ký của sếp. Có người ngại nhập liệu vào form vì lý do đã quen với Excel. Bộ phận IT được cấp kinh phí cứ thực hiện, người dùng thực tế (end users) nhận mail mời dùng cứ… lờ đi.

"Online hóa" hoạt động công ty là cần thiết khi nhân viên không thể đến văn phòng làm việc.

Covid-19 đã làm thay đổi tất cả. Đây là lúc các công ty buộc phải ước, giá như mình đã chuyển đổi online sớm hơn. Và lý do thì cực kỳ đơn giản: sau khi đã chuyển đổi online, các công ty có thể hoạt động ngay cả trong những hoàn cảnh khắc nghiệt nhất.

Hãy thử đặt mình vào vị trí của một người làm việc tri thức tại Atlanta hoặc Milan chẳng hạn. Toàn thành phố bị phong tỏa, nhân viên không thể đến nơi làm việc. Nếu công ty của bạn đang hoạt động bằng giấy tờ chứng từ, nếu doanh thu của công ty phụ thuộc vào việc bạn (và các nhân viên khác) buộc phải có mặt tại nơi làm việc, chắc chắn công ty sẽ khốn khó. Thực tế, như báo chí thường xuyên đưa tin những ngày nay, các ngành nghề gặp khó nhiều nhất là các ngành sản xuất - nơi công nhân bắt buộc phải đến nơi làm việc.

Nhưng những ngành nghề là đối tượng của chuyển đổi online không nhất thiết phải đối mặt với những giới hạn này. Những công việc tri thức vốn được thực hiện trên giấy tờ, nay đều có thể thực hiện trên hệ thống đặt ở máy chủ công ty hoặc "trên mây". Thay vì phải đến tận nơi và thao tác với giấy tờ, phải đi xin chữ ký, phải coi những buổi họp là kênh giao tiếp "chính thống" duy nhất, các công ty có thể tiếp tục vận hành khi nhân viên ngồi tại nhà, gõ và click.

Công ty chưa chuyển đổi online, nhân viên không thể hoạt động tại nhà.

Những trở ngại trước đây giờ trở nên vô nghĩa. Kinh phí quá cao? Có thể, nhưng không chuyển đổi online thì công ty không thể hoạt động nữa. Những đầu việc phát sinh? Vẫn là cái giá quá nhỏ để giữ cho công ty ổn định. Người dùng ngại thay đổi? Họ sẽ sớm nhận ra bị trừ lương, bị mất việc làm còn đáng ngại hơn.

Thậm chí, giờ còn là lúc để chuyển đổi một cách quyết liệt. Như tôi đã đề cập ở trên, tình trạng chuyển đổi online nửa vời giờ vẫn còn khá nhiều: thay vì sử dụng các hệ thống tập trung để quản lý bảng biểu hay số lượng, người dùng "thích" dùng Excel và/hoặc gửi file qua email. Covid-19 ập đến, họ buộc phải ở nhà, không còn khả năng truy cập vào những cỗ máy đặt tại nơi làm việc. Thế là, vì dịch bệnh, họ buộc phải bỏ ra những khoản tiền lớn để mua PC làm việc tại nhà .

Điều đó sẽ không diễn ra nếu như chu trình hoạt động của công ty được số hóa từ trước. Khi chu trình được "online hóa" lên đám mây, tất cả những gì người dùng cần chỉ là một thiết bị có màn hình tương đối lớn và trình duyệt. iPad hoặc máy tính bảng Android, những thiết bị đã thay thế PC truyền thống trong nhiều năm qua, hoàn toàn có thể làm được điều này. Thậm chí, TV thời đại IoT cũng có thể biến thành máy làm việc - miễn là công ty của bạn đã chuyển đổi online từ sớm.

Covid-19 có thể là đòn bẩy thúc đẩy quá trình chuyển đổi online tại doanh nghiệp trên toàn cầu.

Đến cuối cùng, không phải vô cớ mà nhiều quốc gia, nhiều chính phủ đã lên tiếng kêu gọi chuyển đổi online. Những trở ngại là không thể tránh khỏi, nhưng những lợi ích quan trọng mà quá trình này mang lại là không thể bàn cãi. Quan trọng hơn, đưa hoạt động lên đám mây là giải pháp tiên quyết giúp cho các công ty có thể duy trì hoạt động ngay cả khi nhân viên không thể đến văn phòng. Dịch bệnh Covid-19, lệnh phong tỏa tại nhiều thành phố lớn trên toàn cầu, khuyến cáo các công ty cho phép nhân viên làm việc tại nhà... đã vô tình trở thành minh chứng rõ rệt nhất cho tính cấp thiết của chuyển đổi online ngay hôm nay.