Từ chối việc gấp ngoài giờ sao cho tinh tế: Bí quyết của người EQ cao

Trong môi trường công sở, “việc gấp” đôi khi không đáng sợ bằng việc bất đồng trong giao tiếp. Không ít người bị giao việc gấp ngoài giờ hành chính, không muốn làm nhưng không biết từ chối, nên thành ra mệt mỏi, uất ức. Cùng hoàn cảnh đó, cũng có người từ chối khéo, sếp không trách nổi, không ai mất lòng ai.

Điểm khác biệt nằm ở EQ - trí tuệ cảm xúc trong giao tiếp.

1. Thương lượng deadlines

Bị giao việc gấp, người EQ thấp thường từ chối thẳng: “Em không làm được”, “Em đang bận”,... Còn người EQ cao hiếm khi nói “không” ngay từ đầu. Họ bắt đầu bằng việc thành thật rằng công việc hiện tại đang quá tải, nếu nhận việc gấp này thì các đầu việc khác sẽ bị ảnh hưởng.

Ví dụ, thay vì nói “Em không làm kịp bây giờ đâu”, họ sẽ nói “Nếu làm việc này bây giờ thì deadlines A kia sẽ chậm mất”.

Cách nói này khiến sếp cảm thấy nhân viên không né tránh trách nhiệm, mà đang chủ động quản lý khối lượng công việc. Về mặt tâm lý, khi phải lựa chọn giữa hai phương án, người nghe sẽ bớt cảm giác bị từ chối hơn là nghe một câu “không” dứt khoát.

Thực chất, bạn vẫn đang từ chối việc gấp theo đúng nghĩa, nhưng chuyển trọng tâm từ “em không làm” sang “để làm được thì cần điều chỉnh”. Đây là cách từ chối rất khéo, vì nó thể hiện bạn hiểu ưu tiên, hiểu hệ quả và biết suy nghĩ cho tiến độ chung.

2. Từ chối với tinh thần trách nhiệm

Một sai lầm phổ biến khi từ chối việc gấp là đưa cảm xúc cá nhân vào quá nhiều: Mệt, bận, stress, có việc riêng. Người EQ cao tránh điều này, bởi họ hiểu sếp không quan tâm bạn mệt thế nào, mà quan tâm kết quả cuối cùng có đảm bảo hay không.

Thay vì nói “Em mệt quá, không làm nổi”, họ sẽ nói “Nếu em nhận thêm việc lúc này, chất lượng có thể không đảm bảo, và em lo sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung”. Lúc này, lý do từ chối không còn xoay quanh “em”, mà xoay quanh công việc và lợi ích của tập thể. Điều này khiến sếp khó phản bác, vì không ai muốn một sản phẩm làm vội, làm ẩu.

Người EQ cao cũng thường nhắc lại trách nhiệm hiện tại của mình: “Hiện em đang xử lý X, Y theo đúng deadlines đã chốt. Nếu ưu tiên việc mới, em sợ những phần đó sẽ bị trễ” . Khi bạn đặt vấn đề bằng trách nhiệm và hệ quả rõ ràng, việc từ chối không còn mang tính cá nhân, mà trở thành một quyết định hợp lý về quản trị công việc.

3. Từ chối nhưng vẫn thể hiện tinh thần hỗ trợ ở mức phù hợp

EQ cao không đồng nghĩa với việc nói “không” rồi thôi. Người EQ cao luôn để lại cảm giác hợp tác, dù họ không thể nhận việc gấp. Sau khi từ chối, họ thường đề xuất một phương án hỗ trợ khác: gợi ý người phù hợp hơn, nhận làm một phần nhỏ, hoặc hẹn thời điểm có thể xử lý.

Ví dụ: “Việc này em không kịp xử lý trọn vẹn tối nay, nhưng em có thể hỗ trợ anh/chị outline hoặc kiểm tra lại bản cuối vào sáng mai”. Cách nói này giúp sếp cảm nhận rằng bạn không mặc kệ công việc, chỉ là bạn đang chọn cách đóng góp phù hợp với năng lực và thời gian hiện tại. Về lâu dài, điều này xây dựng hình ảnh một người biết giới hạn nhưng không vô trách nhiệm.

Quan trọng hơn, sếp sẽ nhớ bạn là người nói được làm được, chứ không phải người nhận hết rồi để trễ hoặc làm qua loa. EQ cao nằm ở chỗ biết bảo vệ ranh giới cá nhân mà vẫn giữ được tinh thần đồng đội.