Đây là cách IKEA xây dựng đế chế nội thất trên nền những tấm bìa các-tông

Năm 2012, IKEA áp dụng một sáng kiến mới, ẩn mình giữa muôn vàn hàng hóa khiến cho đa số người tiêu dùng không nhận thấy sự tuyệt vời nơi sự thay đổi nhỏ này. Là một phần của chính sách "Vật liệu dễ vận chuyển", một bề mặt kê đồ mới, nhẹ nhàng hơn trước đang làm nền đứng của những gian hàng ngút tầm mắt trong cửa hiệu IKEA.

Bề mặt này được làm từ bìa dán chứ không phải là gỗ, được IKEA gọi một cách hoa mỹ là "tấm nâng hàng vận chuyển", chính là điểm mấu chốt của sáng kiến nêu trên. Tưởng chừng như đơn giản, chính những tấm bìa được dính với nhau cẩn thận đã cách mạng hóa TOÀN BỘ chuỗi cung ứng hàng của công ty cung ứng đồ nội thất lớn nhất thế giới. Khi đổi sang bề mặt kê sản phẩm từ gỗ sang bìa, IKEA đã giao hàng nhanh hơn, rẻ hơn, ít ảnh hưởng tới môi trường hơn và ít gây chấn thương cho nhân viên hơn.

Theo nhiều cách nhìn, chính giải pháp vận chuyển bằng bìa các-tông là chìa khóa thành công của đế chế IKEA. Trong khoảng thời gian 50 năm tồn tại, đa số sản phẩm của IKEA được vận chuyển, lưu trữ và bán cho khách hàng trong những thùng lớn. IKEA cũng thừa nhận rằng mình bị ám ảnh với việc đóng hộp gọn gàng: bất kì sản phẩm nào không chui vừa vặn vào một cái hộp, nhiều khả năng nó sẽ không bao giờ được sản xuất.

Việc đóng hàng tại IKEA không đặt nặng vào vẻ ngoài hào nhoáng bắt mắt, mà nằm nhiều ở khả năng vận chuyển an toàn và giảm chi phí đường dài. "Chúng tôi rất ghét vận chuyển bằng đường không", chính câu nói trên đã điều hướng cho giai đoạn thiết kế sản phẩm lẫn sáng kiến trong đóng gói sản phẩm.

Để xử lý trơn tru vấn đề này, IKEA thuê về 40 kĩ sư đóng gói, làm việc trực tiếp với các nhà thiết kế của mọi khâu sản xuất một sản phẩm. Khi đội thiết kế vẽ ra ý tưởng, kĩ sư giấy sẽ vạch ra một kế hoạch xếp đồ một cách hiệu quả nhất: mọi con vít, mọi cái chốt, mọi tấm ván … đều được xếp gọn gẽ. Điều này áp dụng với MỌI sản phẩm IKEA. Phải gọn gàng thì kiện hàng mới sống được trên quãng đường dài vận chuyển.

Trung bình, IKEA phải đóng gói 3,5 tỉ kiện hàng trong 1 năm, tương đương 7,5 triệu đơn vị hàng trong một ngày, trên tổng số 411 cửa hàng khắp 49 nước, đó là chưa kể những trung tâm phân phối hàng riêng biệt. Vậy nên hàng gọn được bao nhiêu sẽ chuyển nhanh được bấy nhiêu, chỉ một chút khác biệt – 1 centimet hộp, 1 giây nhanh/chậm hơn – cũng làm nên chuyện.

Có ngay một ví dụ, đó là cách đóng gói nến GLIMMA. "Những cụm nến nhỏ và bán chạy này trước đây nằm một đống trong một cái túi nhựa. Cách đóng gói mới, bó chặt thành một kiện hàng đã gọn gàng hơn, tiết kiệm được từ 30 cho tới 45 phút", Allan Dickner, trưởng bộ phận phát triển đóng gói của IKEA cho hay. "Chúng tôi có thể cho vừa hơn 108 gói nến lên mỗi tấm bìa và nhờ thế, cắt giảm được xấp xỉ 400 xe tải chở hàng lưu thông trên đường để giao sản phẩm GLIMMA".

Thiết kế bìa của IKEA gồm một miếng bìa các-tông, thêm một lớp giấy dính lên trên bằng keo. Kĩ sư đóng gói Mikael Lindmark là trưởng dự án này, nhấn mạnh rằng việc thay thế ván gỗ vận chuyển hàng thành bìa các-tông chỉ là vấn đề thời gian thôi. Bìa của IKEA được thiết kế đặc biệt để có thể gấp thành mọi hình dáng cần có, phù hợp với đủ các loại kiện hàng.

Bìa các-tông thì đâu cũng sẵn, nhưng IKEA kiên quyết nghiên cứu và phát triển cách thiết kế bìa của riêng mình để phù hợp với chuỗi cửa hàng nội thất khổng lồ họ đang sở hữu.

Nghe thì hợp lý muôn phần, đến lúc bắt tay vào áp dụng mới thấy một vài ý kiến trái chiều. Thứ nhất, IKEA phải huấn luyện lại nhân viên. Thứ hai, họ phải nêu rõ những thay đổi, phải làm mới lại hợp đồng với các bên liên quan. Thứ ba, họ phải đầu tư xe nâng mới, giá để hàng mới để phù hợp với bìa các-tông.

IKEA còn phải đối mặt với chính đặc tính của tấm bìa giấy: bìa thì rõ là yếu hơn gỗ. Nhưng kĩ sư Lindmark giải thích rằng đội nghiên cứu đã đặt ra những bài thử bìa nghiêm ngặt, để duy trì chất lượng bìa IKEA sẽ sử dụng. Trong quyển hướng dẫn dài 86 trang, những bài thử giới hạn chịu đựng của bìa giấy được nêu rõ: sức dẻo dai, độ cứng khi bị bẻ cong, sức chịu đựng khi bị áp lực, tình trạng bìa khi có dấu hiệu rách, khả năng thấm nước của bìa. Họ làm ra từng loại bìa phù hợp cho từng sản phẩm IKEA, có cả một danh sách bìa các-tông khác nhau nhập từ các mối hàng uy tín.

Nếu biết cách thiết kế và chế tạo, bìa các-tông sẽ có được sức bền của gỗ. Công ty đóng gói hàng Green Labal có trụ sở tại Chicago nói rằng họ có thể cho ra những tấm bìa chịu được sức nặng 2,2 tấn, tương đương với một tấm gỗ kê thông thường.

Giá tại Mỹ của một tấm gỗ sẽ dao động từ 15 USD cho tới 60 USD; giá của bìa có sức chịu nặng tương tự chỉ từ 4 USD tới 15 USD.

Dù rằng tuổi thọ của bìa các-tông không thể so được với các tấm nhựa hay kim loại, nhất là khi tiếp xúc với nước, nhưng IKEA sẵn sàng đánh cược rằng những tấm bìa của mình "sống sót" được cho tới lúc sản phẩm về được các chi nhánh phân phối.

Họ hoàn toàn có cơ sở để tin tưởng. Đội ngũ nghiên cứu của công ty có Shigeru Ban, kiến trúc sư nổi tiếng thế giới với những dự án xây nhà bằng bìa tại những khu vực mới xảy ra thiên tai.

Một chiến dịch sáng tạo của IKEA về việc sử dụng những tấm bìa các-tông

Kĩ sư Dickner giải thích lý do IKEA lại chuyển đổi từ tấm gỗ sang tấm bìa nhanh chóng đến vậy: ban giám đốc hoàn toàn ủng hộ quyết định này. Những con người quan trọng ấy gồm CEO Jesper Brodin, người đã dành nhiều năm quan sát, phân tích kĩ chuỗi cung ứng sản phẩm của IKEA cùng Ingvar Kamprad, nhà sáng lập IKEA.

Tại hội nghị thiết kế của IKEA năm 2016, cựu CEO Peter Agnefjall vinh danh tấm bìa các-tông là một trong hai sáng kiến tuyệt vời nhất sẽ làm nên tương lai của IKEA. Sáng kiến còn lại là đồ nội thất chỉ cần lắp là khớp được với nhau, không cần tới dụng cụ hỗ trợ.

Việc chuyển đổi cũng rất nhanh là do IKEA nắm trong tay toàn bộ chuỗi cửa hàng cung ứng. Họ đưa ra lệnh mới, toàn bộ các chi nhánh sẽ phải nghe theo. Đó chính là điểm lợi của việc tự giao hàng, không cần bên thứ ba "ship" hộ.

Trưởng ban kĩ thuật của bộ phận Bürstadt Furniture chuyên sản xuất tủ quần áo và chạn bát cho hay "Điểm yếu duy nhất của bìa các-tông là khả năng kháng nước. Nhưng hoàn toàn có thể tránh được việc này bằng cách lưu trữ hàng hóa trong kho khô ráo, tránh để ngoài trời mưa. Chẳng vấn đề gì, bởi lẽ bình thường đã phải tránh để các kiện hàng bị ẩm rồi".

Kết quả của sự thay đổi đã hiện rõ: tấm bìa nhẹ hơn gỗ tới 90%, IKEA đã chất được nhiều hàng lên xe hơn, giảm thiểu lượng xăng tiêu thụ. Họ còn giảm được tới 20-30% số xe lưu thông trên đường, tương đương với việc giảm 50.000-100.000 chuyến xe trong một năm.

Bìa các-tông tái chế được còn thân thiện với môi trường: IKEA đã cắt giảm được tới 20% lượng khí thải CO₂.

IKEA là công ty có quy mô toàn cầu lớn nhất thế giới sử dụng phương pháp vận chuyển hàng kê trên bìa các-tông, nhưng họ không phải công ty đầu tiên áp dụng nó. Họ đã học từ những công ty như hãng sản xuất ô tô GM, những người đã áp dụng bìa các-tông trong vận chuyển từ khoảng 1991-2000. Hiện tại, GM sử dụng những tấm kê bằng cả 3 vật liệu gỗ, nhựa, bìa, phụ thuộc vào điểm đến của sản phẩm.

"Thực sự không thể có được một giải pháp áp dụng cho toàn bộ dây chuyền trong ngành sản xuất ô tô", John Bradburn, người đứng đầu mảng giảm thiểu rác thải tại GM cho hay. Dù rất muốn, họ không thể làm được như IKEA.

Với những nhân viên tại cửa hàng IKEA, những tấm bìa dùng một lần đã xóa bỏ hoàn toàn công đoạn phân loại, rửa sạch, cất trữ những tấm kê bằng gỗ. Chưa kể bìa còn rất nhẹ, công vận chuyển giảm được rất nhiều, không như những tấm gỗ nặng nề xưa kia. Giờ họ chỉ mất chút công tái chế bìa: cầm tay không xé ra là xong, chứ chẳng phải xếp gỗ thành từng chồng như trước.

Thành công của IKEA đã truyền cảm hứng cho vô số các công ty khác làm theo. Một nghiên cứu năm 2017 chỉ ra rằng 93% các công ty vẫn đang sử dụng tấm kê bằng gỗ, nhưng đã nhiều hơn những doanh nghiệp tìm kiếm các giải pháp khác. IKEA (đã xin cấp bằng sáng chế cho tấm bìa các-tông của mình) muốn đưa ý tưởng này xa hơn nữa.

Họ đã ngồi lại với Dell, HP, Nike, Procter, Gamble để tìm cách đưa bìa các tông vào chuỗi cung ứng hàng hóa. "Nó càng phổ biến, công cụ để xử lý nó cũng sẽ phổ biến theo", kĩ sư Dickner chốt lại. "Nếu như càng thêm người sử dụng cách thức này, tôi nghĩ ta sẽ có một thế giới tươi đẹp hơn nhiều".

Tham khảo Quartz