Bạn đang vô tình khiến người khác gặp nguy hiểm vì thói quen "seen không rep"

Bạn nghĩ việc đọc xong email rồi tự nhủ lát nữa trả lời cũng được là một điều vô hại ư? Làm ơn nghĩ lại đi!

Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, thói quen trả lời thư chậm, hay đọc tin nhắn mà không thèm trả lời (reply) có thể khiến đối phương lo lắng, tức giận, mất ngủ và những tác hại nghiêm trọng đến sức khỏe.

Hội chứng "nôn nóng nhận thư trả lời"

Danny Garcia - một quản lý Marketing tại Stacklist muốn mọi người trả lời email cho anh ấy ngay khi vừa nhận được. Mỗi khi nhấn nút gửi, anh cảm thấy như có kiến bò trong bụng và lo đến sốt cả ruột.

Thời gian chờ đợi càng lâu, anh càng trở nên căng thẳng, thậm chí anh còn nằm trằn trọc cả đêm và tự hỏi vì sao họ chưa trả lời.

Email bị trả lời chậm khiến cho nhiều người mất ngủ

Trường hợp của Garcia nghe có vẻ hơi cường điệu quá, nhưng thực sự thì nỗi lo lắng đó là có thật, hơn nữa lại rất phổ biến. Việc chờ đợi thư hoặc tin nhắn trả lời có thể gây căng thẳng (ngay cả khi bạn đang ở trong một trạng thái tinh thần tốt nhất).

Bù lại, việc trả lời thư cũng gây căng thẳng không kém. Với hàng trăm email mà ta nhận mỗi ngày, ta khó có thể trả lời mọi người ngay lập tức được, vì ta không phải là siêu nhân.

Trên thực tế, có rất nhiều nghiên cứu đã tìm ra được mối liên hệ giữa stress và việc nhận được quá nhiều tin nhắn chưa thể đọc. Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu hay số liệu nào chỉ ra được sự căng thẳng của việc gửi tin nhắn mà-không-nhận-được-hồi đáp. Tệ hơn nữa là trường hợp của Facebook: tin nhắn "seen" - đã xem - to tổ vật mà không một lời đáp lại.

Tại sao "seen mà không rep"? Tốn của bạn mấy giây?

Tất cả bắt nguồn từ sự mong muốn kiểm soát mọi thứ xung quanh

Julie McCarthy, Giáo sư ngành Tổ chức ứng xử và quản lý nhân lực tại ĐH Toronto Scarborough (Canada) cho biết: "Việc sợ mất kiểm soát kèm theo cảm giác thiếu chắc chắn về môi trường xung quanh dẫn đến stress khi có quá nhiều email chưa được hồi đáp.

"Bạn sẽ thắc mắc khi nào thì người ta trả lời tin nhắn của bạn, đồng thời tự hỏi người ta sẽ trả lời như thế nào. Tất cả khiến cho căng thẳng gia tăng" – Julie nói.

Hơn nữa, văn hóa nhắn tin trên Facebook đã khiến chúng ta mong đợi nhận được câu trả lời ngay lập tức. Ít nhất khi đang nhắn tin với nhau, bạn có thể biết được người kia có đang gõ bàn phím hay không. Đối với email, bạn không hề biết việc gì đang diễn ra đằng sau máy tính của người kia.

Bạn không có lỗi, lỗi tại tôi

Hãy nghĩ một cách đơn giản như thế này: Người nhận email không hẳn là đang lờ bạn đi đâu, mặc dù tại sao họ không trả lời thì thật khó giải thích.

Họ có thể đang bận, họ đang dành thời gian bên gia đình và người thân hay đơn giản là họ... quên mất tiêu.

Vậy phải làm thế nào? Trở lại với trường hợp của Garcia, mặc dù anh cảm thấy stress khi không nhận được email hồi âm, nhưng anh cũng thừa nhận rằng bản thân hay quên trả lời email của người khác vì anh quá bận rộn.

Một lần, CEO của Garcia nổi giận vì anh không trả lời email của cô, cô đã bắt anh phải nhắn "Tôi hiểu rồi" sau tất cả những email được nhận. Chỉ cần một lời nhắn như vậy, các chuyên gia cho rằng Garcia sẽ bớt được sự lo âu khi gửi email, vì nó nhắc anh nhớ đến việc mình cũng đã từng quên trả lời email.

Thói quen không trả lời mail ngay khiến cho inbox của bạn đạt đến con số khổng lồ

Thậm chí khi mọi người chủ động mở email lên xem, họ vẫn có rất nhiều công việc chồng chất lên nhau cần được giải quyết trong mớ tin nhắn điện tử lộn xộn đó. Một nghiên cứu của Radicati - một công ty nghiên cứu thông tin liên lạc toàn cầu - nhận thấy trung bình mỗi người gửi và nhận 121 email công việc mỗi ngày (thống kê năm 2014).

Con số đó được dự đoán sẽ tăng lên vào năm 2018. Hãy tưởng tượng việc đọc 1 email mất 1 phút và trả lời 1 email cũng mất 1 phút, thì bạn sẽ phải dành 4 giờ mỗi ngày để giải quyết hết đống email đó.

Chris Bailey, tác giả của cuốn "The Productivity Project", nhận được khoảng 500 email mỗi ngày, phần lớn trong số đó từ các công ty xã hội. Theo ông, tất cả những email mà ông cho là "ích kỷ" (nghĩa là chẳng mang lợi lộc gì cho ông) sẽ được đưa vào thùng rác ngay lập tức. Nếu bạn gửi những dạng email như vậy, bạn phải thêm thắt thông tin và làm chúng có vẻ riêng tư thì mới có cơ may được trả lời.

Chris có hẳn 2 địa chỉ email, một cái dùng để làm việc với những đối tác quan trọng, và một cái dành cho tất cả những người khác. Địa chỉ thứ hai – cái nhận được hầu hết đống email trong ngày – chỉ được kiểm tra một lần duy nhất trong ngày, vào 15 giờ. Ông dành cho nó 1 giờ để xem và trả lời mọi thứ. Việc chia đôi công việc như vậy giúp Chris tránh khỏi việc bị stress và có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn

Bạn có thể chủ động trong mọi tình huống

Có một điều khá hay là bạn không chỉ có thể ngồi bất lực chờ email được trả lời, bạn có thể làm cho nó được trả lời nhanh hơn và giảm được lo âu nữa.

Bạn có thể nói những câu đại loại như: "Tôi cần câu trả lời ngay vào cuối ngày, hoặc vào 9 giờ sáng mai". Bạn cũng nên dứt khoát ngay cả khi công việc không gấp rút lắm. Bạn có thể nói rằng: "Tôi không gấp, nhưng tôi cần câu trả lời muộn nhất vào cuối tuần này". Hãy cho mọi người biết thời gian biểu của bạn để họ có thể hoàn thành công việc đúng giờ.

Rõ ràng dứt khoát về mặt thời gian, bạn sẽ thấy mình làm việc thật hiệu quả

Tất nhiên, đôi khi, bạn cần phải đứng vào vị trí của người khác và nghĩ xem vì sao họ không trả lời email của bạn hay họ đã đọc nhưng cảm thấy không cần thiết phải trả lời? Từ đó, hãy thay đổi cách viết và thời điểm gửi, năng suất sẽ được tăng lên đáng kể đấy.

Tóm lại, nếu không có thư trả lời, hãy gửi lại. Nếu đó là một đồng nghiệp, hãy chờ 1 đến 2 ngày rồi hẵng gửi. Nếu đó là cuộc gọi từ một khách hàng tiềm năng, hãy chờ ít nhất là 1 tuần. Trong thời gian đó, hãy viết lại email cho hay hơn và đề nghị khách hàng những ưu đãi mới.