Quản lý thời gian như thế nào để gặp được nhiều người, và "x10" năng suất làm việc!

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc quản lý danh sách công việc đôi khi mang lại cảm giác bất tận: mỗi khi hoàn thành một việc, hàng loạt việc khác lại nối tiếp xuất hiện. Cảm giác không bao giờ “xong việc” dễ khiến chúng ta căng thẳng và kiệt sức.

Tuy nhiên, ngày nay chúng ta có thêm trợ thủ đắc lực: các công cụ AI. Dù chưa thể làm thay chúng ta mọi việc hay kéo dài thêm thời gian trong ngày, AI có thể thay đổi cách bạn tiếp cận công việc. Từ việc quản lý thời gian thông minh đến tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại, AI giúp bạn tập trung vào điều quan trọng hơn. Nhờ đó, danh sách việc cần làm không còn là nguồn cơn gây stress mà trở thành bản đồ chiến lược dẫn lối cho chúng ta. Vậy để sử dụng ChatGPT để quản lý thời gian chúng ta phải có những lưu ý gì?

1. Xác định đâu là công việc ý nghĩa, đâu là "việc bận"

Bước đầu tiên để quản lý thời gian hiệu quả là phân biệt rõ đâu là công việc thực sự mang lại giá trị. Mục tiêu không phải là làm nhiều hơn, mà là dành nhiều thời gian hơn cho những việc thúc đẩy sự nghiệp hoặc mục tiêu kinh doanh của bạn tiến về phía trước. Đó là những công việc khiến bạn cảm thấy hứng thú, có động lực, thay vì mệt mỏi và cạn kiệt năng lượng. ChatGPT có thể hỗ trợ bạn bằng cách đưa ra những câu hỏi cần thiết để tự đánh giá. Bạn có thể bắt đầu bằng một câu lệnh yêu cầu ChatGPT tạo danh sách các câu hỏi giúp bạn định kỳ xác định đâu là nhiệm vụ và dự án ý nghĩa nhất đối với mình, dựa trên định nghĩa "ý nghĩa" là công việc hấp dẫn, tạo động lực và giúp đạt được mục tiêu dài hạn.

2. "Vẽ" ra quy trình làm việc của bạn

Tự động hóa là một trong những chiến lược mạnh mẽ nhất để lấy lại những phút giây, thậm chí hàng giờ quý giá mỗi ngày. Để bắt đầu tự động hóa, việc chia nhỏ từng nhiệm vụ thành các bước cơ bản là rất cần thiết. Việc này đòi hỏi sự đầu tư thời gian ban đầu, nhưng một khi bạn bắt đầu tự động hóa, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian đáng kể. Bạn có thể sử dụng ChatGPT để hỗ trợ việc này. Hãy thử một câu lệnh cung cấp cho ChatGPT thông tin chi tiết về một nhiệm vụ cụ thể - mô tả công việc, mục tiêu, các bước hiện tại, công cụ sử dụng, người cộng tác, thời gian dự kiến, khó khăn gặp phải và kết quả mong muốn - sau đó yêu cầu AI giúp bạn chia nhỏ nhiệm vụ đó thành một quy trình làm việc từng bước rõ ràng.

3. Tìm cách tự động hóa những công việc nhàm chán

Khi đã có một bức tranh rõ ràng về cách bạn dành thời gian thông qua việc lập bản đồ quy trình làm việc, bước tiếp theo là phân tích chúng để tìm ra những mắt xích có thể tự động hóa. Đây là lúc "lãi kép" của việc tự động hóa bắt đầu phát huy tác dụng. ChatGPT có thể là một công cụ đắc lực trong giai đoạn này. Bằng cách cung cấp cho AI quy trình làm việc đã được vạch ra, bạn có thể yêu cầu nó xác định những bước nào là "ứng cử viên" tốt cho việc tự động hóa và gợi ý các công cụ AI hoặc kỹ thuật tự động hóa phù hợp có thể tích hợp vào quy trình đó.

4. Lập kế hoạch cho cả tuần

Việc tối ưu hóa lịch trình hàng ngày và tự động hóa công việc thủ công là rất quan trọng, nhưng việc dành thời gian lùi lại một bước để nhìn vào bức tranh lớn hơn – tức là lập kế hoạch cho cả tuần – cũng quan trọng không kém. Việc lên lịch cho việc lập kế hoạch hàng tuần, đôi khi được gọi là "meta-scheduling", có thể giúp bạn bắt đầu tuần mới một cách chủ động và giảm bớt nỗi lo "sợ Chủ Nhật" thường thấy. Như tác giả Cal Newport đã nói, việc hình dung cả tuần cho phép bạn phân bổ, gom nhóm và ưu tiên công việc hiệu quả hơn đáng kể. Bạn có thể nhờ ChatGPT trợ giúp bằng một câu lệnh yêu cầu nó tạo ra danh sách câu hỏi và một mẫu kế hoạch tuần tập trung vào mục tiêu (thay vì chỉ liệt kê các khung giờ), giúp bạn đảm bảo hoàn thành mục tiêu tuần, gom nhóm công việc bận rộn và dành thời gian không bị gián đoạn cho công việc ý nghĩa.

5. Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng

Công nghệ hiện đại mang đến vô số công cụ tiết kiệm thời gian, nhưng cũng đi kèm không ít những yếu tố gây xao nhãng, đôi khi là những "kẻ cắp thời gian" mà chúng ta không hề hay biết. ChatGPT cũng có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này. Hãy thử yêu cầu AI hướng dẫn bạn xây dựng một kế hoạch hành động cá nhân hóa để xác định, giải quyết và theo dõi tiến trình giảm thiểu sự xao nhãng trong ngày làm việc. Câu lệnh có thể bao gồm việc nhờ AI giúp xác định các yếu tố gây xao nhãng phổ biến, phát triển chiến lược cụ thể cho từng yếu tố (sử dụng công cụ tự động nếu có thể), tạo kế hoạch hành động với thời hạn và điểm kiểm tra, cũng như thiết lập hệ thống theo dõi tiến độ.

Tóm lại, dù AI không thể tạo ra thêm thời gian, nó có thể là một đồng minh mạnh mẽ giúp bạn tối ưu hóa quỹ thời gian hiện có. Bằng cách xác định và ưu tiên công việc thực sự quan trọng, tự động hóa những nhiệm vụ lặp đi lặp lại và chủ động loại bỏ xao nhãng với sự trợ giúp của ChatGPT, bạn có thể biến danh sách công việc từ gánh nặng thành công cụ chiến lược, lấy lại sự kiểm soát và tìm thấy nhiều niềm vui hơn trong công việc.