Khoa học chứng minh Elon Musk đã đúng: họp hành là thứ gây tốn thời gian và giảm năng suất lao động

Elon Musk vốn nổi tiếng là một tỷ phú quái chiêu. Ông có rất nhiều phương pháp được xem là kỳ dị để đạt được hiệu quả cao nhất.

Như hồi giữa tháng 4/2018, Musk đã gửi một bức thư cho nhân viên, trong đó có đề cập đến chuyện cho phép mọi người... bỏ họp bất kỳ khi nào họ muốn. Theo Musk, họp hành là chuyện tốn thời gian, chỉ nên thực hiện trong tình huống bất khả kháng mà thôi.

Tưởng như chỉ là ý thích bốc đồng của ngài tỉ phú, thế nhưng hóa ra quan điểm ấy lại được các nhà khoa học hoàn toàn đồng tình. Theo như một nghiên cứu mới đây, các cuộc họp hành thường xuyên chính xác là kẻ thù gây cản trở đến năng suất lao động của chúng ta.

Đó là kết luận của ĐH Fisher College (Ohio, Mỹ). Tuy nhiên, nguyên nhân không phải vì tốn thời gian như quan điểm của Elon Musk, mà do một hiện tượng tâm lý. 

Cụ thể thì khi có một cuộc họp chuẩn bị diễn ra, quá trình tư duy của bạn sẽ bị trì hoãn và ngăn trở, đồng thời năng suất bị ảnh hưởng rất nhiều. 

Lý do được đưa ra là vì trước mỗi cuộc họp, chúng ta thường có xu hướng không muốn bắt đầu một thứ gì đó quá lớn lao. Thay vào đó là những việc kém hiệu quả hơn như... trả lời email.

"Tâm lý của chúng ta thường bị ảnh hưởng ngay trước khi cuộc họp diễn ra" - tiến sĩ Selin Malkoc, tác giả nghiên cứu cho biết.

"Khi có sự kiện xảy ra, chúng ta sẽ hình thành tâm lý trì hoãn, muốn có thêm thời gian, dù không thực sự cần thiết. Kết quả, bạn làm được ít việc hơn hẳn so với bình thường."

Để có được kết quả này, các chuyên gia phải thực hiện 8 báo cáo riêng biệt. Một trong số đó là thí nghiệm trên 198 ứng viên, chia thành 2 tình huống. Một nửa cho biết họ sẽ có khách trong vòng 1h tới, nhóm còn lại thì không có kế hoạch gì.

Trong lúc ấy, cả 2 nhóm sẽ được yêu cầu đọc sách. Kết quả, nhóm "có hẹn" cho rằng năng suất đọc của họ kém hơn hẳn, trong khi nhóm không có hẹn thì cảm thấy bình thường. 

Ở một nghiên cứu khác trên 158 sinh viên, họ tham gia vào một lớp học. Lớp học sẽ bắt đầu sớm hơn, nhưng chỉ một nhóm trong số này được thông báo trước 5 phút thôi.

Sau đó, các chuyên gia yêu cầu ứng viên ghi lại hành động họ đã làm trong 5 phút ấy. Kết quả, hầu hết đều làm các hành động mang tính chất "giết thời gian": gửi tin nhắn, kiểm tra Facebook, email... 

Tuy nhiên, những người không được thông báo trước thì có xu hướng làm các công việc liên quan tới giờ học nhiều hơn. 

"Khi biết chỉ còn 5 phút nữa, bạn sẽ có cảm khác chẳng làm được gì nhiều. Thời gian cũng trở nên ngắn lại" - Malkoc cho biết.

Kết quả cho thấy, việc biết rằng sắp có họp hành sẽ khiến chúng ta hoạt động kém hiệu quả.

"Giả sử 2 tiếng nữa là họp, bạn sẽ cảm thấy không muốn làm việc thực sự nghiêm túc." Đó là lý do vì sao những ngày họp hành luôn cho cảm giác chẳng làm được mấy việc. 

Để giải quyết, Malkoc cho rằng chúng ta có thể gộp các cuộc họp lại, tránh họp hành phân tán, liên miên. Họp hành chỉ nên ngắn gọn mà thôi.

Bằng cách này, quãng thời gian giữa mỗi lần họp sẽ dài hơn, và cảm giác trì trệ cũng ít hơn.