Học tập và làm việc hiệu quả hơn với phương pháp quản lý thời gian "đồng hồ cà chua"

Pomodoro là gì?

Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian phát triển bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980. Kỹ thuật này sử dụng đồng hồ bấm giờ để phân chia công việc thành các khoảng dài 25 phút, cách nhau bởi các khoảng nghỉ ngắn. Những khoảng 25 phút này được đặt tên là pomodoros, số nhiều trong tiếng Anh của từ pomodoro (tomato) của Ý, đặt tên theo bộ hẹn giờ nhà bếp hình cà chua mà Cirillo đã sử dụng hồi còn là một sinh viên đại học.

Những bước cơ bản

1. Bạn cần chuẩn bị những thứ sau:

- 1 đồng hồ bấm giờ.

- Danh sách những việc cần làm trong ngày (To-do Today Sheet), bao gồm thời gian, địa điểm và mức độ ưu tiên của các việc

- Tờ theo dõi, bao gồm dự trù số pomodoros cần thiết cho từng công việc và số pomodoros thực tế đã hoàn thành.

2. Bắt đầu bấm giờ (thường là 25 phút)

3. Tập trung HOÀN TOÀN cho công việc. Đây là yếu tố tiên quyết của phương pháp này. Cirillo đã nhấn mạnh, không có khái niệm "nửa pomodoro" hay "1/4 pomodoro". Một khi 1 pomodoro bị gián đoạn, bạn phải bấm giờ lại từ đầu.

4. Giữa những pomodoros đầu tiên, bạn được nghỉ trong 1 khoảng ngắn dài 3-5 phút.

Sau 4 pomodoros, bạn được nghỉ 1 khoảng dài 15-30 phút.

Như vậy, có thể coi mỗi 4 pomodoros là 1 "hiệp", tuỳ vào mức độ phức tạp và khối lượng công việc mà bạn có thể dự trù số "hiệp" cho buổi học/làm việc.

5. Cuối mỗi ngày, bạn cập nhật To-do Today Sheet và tờ theo dõi: gạch đi những việc đã làm, so sánh thời gian thực tế với thời gian dự tính của từng việc và rút kinh nghiệm cho buổi học/làm sau.

Nguyên lý & lợi ích

Cirillo phát triền phương pháp Pomodoro dựa trên 3 giả thuyết:

- Một cách nhìn khác về thời gian sẽ làm giảm sự lo âu, dẫn đến hiệu quả cao hơn

- Việc sử dụng trí óc hiệu quả hơn giúp chúng ta suy nghĩ tinh thông hơn, có nhận thức tốt hơn, tập trung cao độ hơn đồng thời tiếp thu tốt hơn.

- Việc sử dụng những công cụ đơn giản khiến phương pháp dễ thực hiện hơn, cho phép chúng ta tập trung vào việc cần làm hơn. Nhiều phương pháp quản lý thời gian thất bại vì chúng bắt người dùng mất thời gian làm quen và sử dụng chúng trước khi có thể tập trung làm việc cần làm.

Bản thân tôi là một người rất hay trì hoãn. Tôi có thể xem phim, đọc sách hàng giờ, hàng ngày, thậm chí hàng tuần liền và chỉ có bắt tay vào làm/học khi deadline đã sát nút. Vì vậy, phương pháp Pomodoro thật sự là 1 vị cứu tinh. Thay vì ngán ngẩm trước núi công việc trước mắt, những khoảng 25 phút làm tôi cảm thấy dễ dàng hơn. Trong những khoảng nghỉ ngắn (3-5 phút), tôi có thể tranh thủ đứng dậy vươn vai và đi uống nước. Trong khoảng nghỉ dài (15-30 phút), tôi có thể xem vài videos hay ho trên Youtube.

Những ai nên dùng Pomodoro?

Tất cả mọi người, đặc biệt là học sinh, sinh viên, và những người làm việc cần đến sự sáng tạo.

Một nghiên cứu của Barbara Oakley năm 2014 đã phân loại trạng thái suy nghĩ của não người ra làm 2 loại: tập trung (focused) và phân tán (diffuse). Cả 2 trạng thái đều quan trọng. Trong khi suy nghĩ tập trung đòi hỏi trí nhớ ngắn hạn để tiếp thu các thông tin mới thì suy nghĩ phân tán cần đến trí nhớ dài hạn nhằm sắp xếp những dữ liệu vừa nạp vào, kích thích suy nghĩ sáng tạo và tư duy giải quyết vấn đề.

Phương pháp Pomodoro tạo điều kiện cho sự chuyển đổi liên tục giữa 2 trạng thái, giúp ta duy trì sự tập trung, tiếp thu thông tin nhanh nhưng vẫn nhớ lâu và quan trọng là làm việc rất hiệu quả trong một khoảng thời gian dài. Sự tập trung của con người tỉ lệ nghịch với thời gian làm việc, nhưng nếu thêm vào giữa các khoảng nghỉ ngắn, ta có thể duy trì mức tập trung cao.

Có thể dùng các ứng dụng sẵn có

Cirillo khuyên chúng ta sử dụng cách thức thủ công nhất là đồng hồ bấm giờ, giấy và bút, vì điện thoại, máy tính rất dễ gây mất tập trung. Nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng có sẵn 1 chiếc đồng hồ bấm giờ bên người, nên có các lựa chọn thay thế bằng các ứng dựng và công cụ khác.

Đó là vài nét về Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro. Đương nhiên là không có phương pháp nào hoàn hảo dành cho tất cả mọi người. Nhưng đối với những bạn đang chật vật với thói xấu hay trì hoãn thì Pomodoro là một phép thử hợp lý.