Vì sao bạn luôn bận rộn nhưng làm cả ngày không hết việc và liên tục trễ deadline? Nghiên cứu từ các nhà khoa học đã chỉ ra sai lầm mấu chốt của tất cả chúng ta

Hãy xem điều này nghe có quen thuộc không nhé: Bạn làm việc cả ngày dưới áp lực của thời hạn. Bạn “chạy đua” đến các cuộc họp rồi lại viết email. Bạn luôn tất bật và bạn yêu thích điều đó. Thế nhưng khi kết thúc ngày làm việc, bạn chợt nhận ra rằng bản thân thậm chí còn chưa bắt đầu dự án lớn mà bạn dự định sẽ giải quyết vào ngày hôm đó.

Thế là bạn mang công việc về nhà. Hoặc là không. Rồi bạn cảm thấy tội lỗi. Dù trong trường hợp nào, công việc đang “tràn” vào phần còn lại của cuộc đời bạn, đánh cắp thời gian và hướng suy nghĩ của bạn ra khỏi gia đình và sự nghỉ ngơi cần có.

Bạn cảm thấy kiệt sức và bực bội. Bạn quả quyết rằng ngày mai sẽ khác. Nhưng sáng mai đến, bạn lại thấy mình trở lại trong guồng quay của sự bận rộn.

Antonia Violante đã thấy nhiều trường hợp tương tự tại những nơi làm việc khác nhau. Các nhà khoa học và nghiên cứu hành vi như cô gọi những trường hợp này là “đường hầm”. Khi chúng ta căng thẳng và chịu áp lực thời gian, sự chú ý và khả năng xử lý thông tin bị thu hẹp như thể chúng ta ở trong một đường hầm, Violante giải thích. Nó đôi khi là một điều tốt, giúp chúng ta tập trung vào việc quan trọng nhất.

Nhưng đường hầm có một mặt tối. Trong “đường hầm” của sự bận rộn đó, chúng ta bị cuốn vào cái bẫy thiếu hụt thời gian, tựa như một chế độ chữa cháy hoảng loạn. Chúng ta thường chỉ có khả năng giải quyết ngay các việc lặt vặt thay vì tập trung vào dự án lớn hoặc tìm ra giải pháp.

“Cuối cùng thì mọi người đã ‘đào hầm’ vào những viêc không đúng trọng tâm”, cô nói.

Email mang lại cảm giác... dễ chịu sai trái

Violante là một cộng tác viên cao cấp tại “ideas42” - một công ty phi lợi nhuận sử dụng khoa học hành vi để giải quyết các vấn đề trong thế giới thực, có văn phòng trên khắp Hoa Kỳ và New Delhi. Theo cô, email là máy thu hút sự chú ý hoàn hảo.

Bộ não của chúng ta bị thu hút bởi sự mới lạ. Chúng ta thực sự thích bị gián đoạn với mỗi lần “ping” và “ding” ngẫu nhiên của một tin nhắn mới. Con người thích cảm giác bận rộn, kết hợp với sức hút của sự mới lạ, thật dễ dàng để hiểu tại sao chúng ta luôn tập trung chú ý vào email và những thông báo mới từ Facebook.

Thực tế, những người yêu thích bận rộn luôn có ác cảm với sự nhàn rỗi. Một nghiên cứu cho thấy mọi người thích tự tạo việc cho bản thân hơn là không có việc gì để làm.

“Vì vậy, mọi người có xu hướng check email của mình thường xuyên”, Violante nói. “Việc này mang lại cảm giác bận rộn, khiến chúng ta thấy thoải mái. Nhưng đây là một điều sai lầm”, giống như việc nhầm lẫn giữa bận rộn và năng suất.

Để thoát khỏi “đường hầm” của sự bận rộn, bạn nên kiểm tra email theo thời điểm cụ thể, Violante đưa ra giải pháp.

Một nghiên cứu đã cho kết quả rằng hút thuốc theo lịch trình cụ thể giúp nhiều người bỏ thuốc và phương pháp này có tỉ lệ thành công cao hơn. Lý do được các nhà nghiên cứu phỏng đoán là một lịch trình cụ thể không chỉ giúp mọi người không hút thuốc mọi lúc như trước mà còn phá vỡ mối liên kết giữa thói quen hút thuốc.

Một ý tưởng tương tự cũng đúng với email. Một nghiên cứu năm 2015 cho thấy những người kiểm tra email theo thời điểm cụ thể cảm thấy vui vẻ và ít căng thẳng hơn so với những người kiểm tra liên tục - điều mà nhiều người trong chúng ta dành khoảng năm giờ mỗi ngày để làm.

Violante cũng đề nghị các nhóm làm việc nên thiết lập các quy tắc chung khi liên lạc qua email và thống nhất chỉ đồng ý gửi email trong giờ làm việc. Để duy trì khả năng phân tích thông tin, cô đề nghị một sự thay đổi tư duy về email.

“Nó không phải là về việc có hay không có email trong hộp thư đến của bạn, mà là bạn không nên chỉ để ý những gì có trong email. Thay vào đó, bạn tập trung vào một kế hoạch cho những việc thực sự quan trọng”, cô giải thích.

Tuy nhiên, Violante cũng nhận thức rằng việc này không dễ dàng thực hiện vì “ngay cả các nhà khoa học hành vi cũng có vấn đề với việc nghiện email”.

Sự thiếu hụt làm giảm khả năng xử lý thông tin như thế nào?

Các khái niệm về “sự thiếu hụt” và “đường hầm” đầu tiên được mô tả trong nghiên cứu khoa học hành vi về nghèo đói.

Anandi Mani là giáo sư về kinh tế học hành vi tại Trường Chính phủ Blavatnik tại Oxford. Cô và các đồng nghiệp muốn hiểu điều gì đã khiến người nghèo đưa ra những sự lựa chọn tồi tệ gây tổn hại cho tiền của họ, chẳng hạn như vay với lãi suất cao hoặc chơi xổ số. Những điều giữ họ bị mắc kẹt trong nghèo đói.

Các chuyên gia đã nghiên cứu nông dân trồng mía ở Ấn Độ và cho họ kiểm tra nhận thức ở hai thời điểm: khi nông dân tiêu tiền lãng phí sau mùa thu hoạch và nhiều tháng sau, khi tiền trở nên thiếu hụt. Họ phát hiện ra rằng chính sự thiếu hụt về tiền đã gây ảnh hưởng đến khả năng xử lý thông tin. Các bài kiểm tra IQ của nông dân giảm tận 13 điểm so với đợt đầu kiểm tra.

Sự thiếu hụt tiền bạc và sự thiếu hụt về thời gian có mối tương đồng lớn. Có tiền, chúng ta làm những việc khẩn cấp trước - chúng ta trả hóa đơn hay cố gắng làm cho ngân sách hoạt động ngay cả khi chúng ta biết việc thực sự quan trọng cần làm là trở thành cha mẹ tốt hoặc dành thời gian với mẹ của mình. Trong công việc cũng vậy. Chúng ta chú ý bất cứ vấn đề gì xảy ra trước mắt thay vì suy nghĩ về những gì có thể có ý nghĩa hơn để làm.

Để bước ra khỏi tình trạng này, Mani đề nghị trước tiên bạn hãy tự hỏi nguyên nhân tại sao bạn mắc kẹt trong sự bận rộn. Nếu có thể, bạn hãy thử làm giảm khối lượng công việc hoặc phân bổ nó theo thời gian nhất định, giống như nghiên cứu về việc làm thế nào để những người nghèo kiếm được thu nhập, vượt qua những biến động tài chính và tránh tái nghèo. Sau đó làm việc với những người khác, tạo và thực thi các quy tắc chung trong nhóm về việc nghỉ giải lao tại nơi làm việc trong tuần và cuối tuần.

“Có một quy tắc bất di bất dịch tôi luôn tuân theo đó là không làm việc trong ngày cuối tuần vì điều đó gây ảnh hưởng đến kế hoạch khác”, Mani nói. Bản thân cô cũng đang thử nghiệm phương pháp ngồi thiền 15 phút mỗi sáng.

“Việc này khiến tôi có ý thức hơn trong ngày” cô ấy khẳng định. “Thành thật mà nói, đây là cách mà tôi hiểu về tâm hồn mình.”

Lên kế hoạch thời gian kỹ càng hơn

Anuj Shah, giáo sư khoa học hành vi tại Đại học Chicago nói rằng, sự thiếu hụt điều chỉnh lối suy nghĩ của con người. Ông đã nghiên cứu về những người tham gia các trò chơi trực tuyến. Trong đó những người tham gia chơi có thể “giàu” hoặc “nghèo” dựa theo số lần đoán hoặc thử trong trò chơi.

Kết quả mang lại thật đáng kinh ngạc. Những người “nghèo” hóa ra lại là những người rất cẩn thận. Nhưng vì sự thiếu hụt về thời gian đã thu hẹp khả năng xử lí thông tin khiến họ quá tập trung vào vòng chơi hiện tại, họ không thể lập chiến lược về tương lai và vì thế đưa ra những lựa chọn tai hại như vay điểm với lãi suất cắt cổ khiến họ phải trả giá đắt.

Chúng ta có thể tránh sự chi phối của việc thiếu hụt thời gian nếu chúng ta coi lịch trình của mình như một phòng trưng bày nghệ thuật rộng rãi, thay vì một tủ đựng thức ăn đầy tràn. (Nguồn: Alamy)

“Vì vậy, để tránh mắc phải sai lầm hoặc bỏ bê các nhiệm vụ quan trọng tưởng chừng ít khẩn cấp hơn vào lúc này nhưng sẽ gây ảnh hưởng lớn về sau, mọi người cần nhận thức ra rằng thời gian và khả năng là những nguồn lực hạn chế và hãy bắt đầu nghĩ đến các lựa chọn xung quanh và cân bằng các yếu tố”, Shah nói.

Ví dụ, khi nhìn vào lịch trình sáu tháng tiếp theo, chúng ta thường thấy nó rất rộng mở và không có nhiều điều cần làm. Vì vậy, có khả năng chúng ta tự tạo việc cho bản thân. Điều này dẫn đến sự thiếu hụt thời gian và ta vô tình tự tạo “đường hầm” trong tương lai.

“Nhưng chúng ta phải biết rằng các tuần trong sáu tháng tới cũng sẽ bận rộn tương tự như tuần này”, ông Shah khẳng định. “Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ - làm thế nào tôi sẽ làm công việc đã định trong tuần này? Tôi sẽ phải từ bỏ điều gì để làm điều đó? Chúng ta cần nhận ra rằng sự nhàn rỗi trong tương lai là một điều không thể”. Đây là một phương pháp mà ông áp dụng.

Đồng nghiệp của ông Shahh - ông Sendhil Mullainathan - đã đề nghị mọi người nên suy nghĩ về lịch trình giống như một phòng đựng thức ăn mà chúng ta nhồi nhét mọi thứ, hay giống như một phòng trưng bày nghệ thuật nơi chúng ta quyết định điều gì là quan trọng nhất và làm thế nào để sắp xếp nó cho phù hợp. Ông khuyên rằng nên thiết lập ra các nguyên tắc để giúp chúng ta nhớ những gì quan trọng khi chúng ta bắt đầu rơi vào cái bẫy của sự bận rộn.

Một khi chúng ta thiếu thời gian, chúng ta đã ở trong tình trạng tồi tệ”, ông Shah Shah nói. “Tuy nhiên, nếu học được cách quản lý thời gian trước đó, ta có thể ngăn điều đó xảy ra trong tương lai".