Chuyên gia nghề nghiệp của Harvard tiết lộ cách viết thư xin việc hoàn hảo: Ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ nội dung

Bạn tìm thấy một công việc mới và là vị trí bạn yêu thích. Tuy nhiên có một vấn đề là bạn không đáp ứng đủ điều kiện đưa ra. Bạn xem xét việc bỏ qua nhưng công việc rất tuyệt vời. Bạn nghĩ mình nên thử một lần và nộp đơn. CV của bạn khá ngắn gọn và khô khan nhưng còn thư xin việc thì sao? Nó là cơ hội để chia sẻ về câu chuyện, giải thích lí do vì sao muốn vị trí này của bạn và thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn là người phù hợp.

Linda Spencer-phó giám đốc và cố vấn nghề nghiệp tại Đại học Harvard, chia sẻ rằng một lá thư xin việc hoàn hảo phải trả lời hai câu hỏi chính:

Tại sao bạn phù hợp với công việc?

Làm thế nào để bạn chứng minh giá trị cho tổ chức?

Spencer và các nhà tuyển dụng mất khoảng bảy giây để xem xét những điều này. Họ chỉ đọc lướt qua vì vậy bạn cần làm rõ giá trị của bạn.

Dưới đây là một ví dụ về một bức thư xin việc hoàn hảo theo các chuyên gia nghề nghiệp của Harvard:

1. Gửi thư cho một người cụ thể

Đây là một trong những cách nhanh nhất để thư của bạn được chấp nhận. Hãy cố gắng gửi thư cho một người cụ thể, thường là người quản lý tuyển dụng hoặc trưởng ban bộ phận, bao gồm tên, tiêu đề, công ty và địa chỉ.

2. Nêu rõ mục đích của bức thư của bạn

Theo các chuyên gia ở Harvard, dòng mở đầu của bạn không cần quá cầu kì. Trên thực tế, bạn cần đề cập vào đúng nội dung, giữ cho nó đơn giản và dễ hiểu: "Nêu lý do tại sao bạn viết, vị trí bạn ứng tuyển và nếu có thể, làm thế nào bạn tìm thấy danh sách công việc".

3. Tập trung vào kỹ năng và kinh nghiệm của bạn

Bạn không nên viết một bài tóm tắt sơ yếu lý lịch của bạn. Thư xin việc là cơ hội để bạn giải thích lý do tại sao bạn thực sự quan tâm đến công ty và nhiệm vụ của nó. Bạn nên sử dụng những dòng thư xin việc quý giá đó để mô tả chính xác những gì bạn có thể mang đến cho nhà tuyển dụng bằng cách tập trung vào bất kỳ kỹ năng hoặc kinh nghiệm liên quan nào bạn có.

Nhấn mạnh chúng ở phần đầu của thư sẽ giúp bạn tạo ấn tượng mình là một ứng viên có trình độ, có khả năng. Điều này rất quan trọng để bạn nhận được lời mời phỏng vấn sau đó.

Ngoài ra, điều quan trọng cần nhớ là các tiêu chí của công ty đưa ra là bản liệt kê những điều ao ước được có. Vậy nên đừng nản lòng nếu bạn không đáp ứng hết tất cả các yêu cầu đó. Thay vào đó, hãy tích cực và thu hút sự chú ý đến tất cả những phẩm chất giúp bạn trở nên phù hợp với công việc. Hãy chắc chắn làm điều này một cách tự tin và ghi nhớ rằng nhà tuyển dụng cũng sẽ xem thư của bạn như kỹ năng viết.

4. Sử dụng các từ hành động và đừng sử dụng quá mức các đại từ

Bạn hãy sử dụng những từ mang tính hành động thay vì những từ ngữ hoa mỹ, những lời tuyên bố sáo rỗng để thể hiện bạn là người suy nghĩ nhanh chóng hay người sáng tạo.

Dưới đây là một vài ví dụ làm nổi bật các kỹ năng cụ thể:

Để thể hiện các kỹ năng lãnh đạo: Hoàn thành, ký hợp đồng, phân công, chỉ đạo, dàn xếp, đứng đầu, ủy thác.

Để thể hiện các kỹ năng giao tiếp: Địa chỉ, dịch, trình bày, đàm phán, kiểm duyệt, quảng bá, chỉnh sửa.

Để thể hiện các kỹ năng nghiên cứu: Xây dựng, kiểm tra, phê bình, hệ thống hóa, điều tra, mô hình hóa, xây dựng.

Để thể hiện các kỹ năng sáng tạo: Hồi sinh, thiết kế lại, phát triển, tích hợp, khái niệm hóa, thời trang, hình học.

Tránh sử dụng quá nhiều từ "tôi" vì nó xuất hiện như thể bạn rất quan tâm đến những gì bạn đạt được từ công ty và nên tập trung vào những gì công ty có thể có được từ bạn.

5. Lặp lại sự nhiệt tình của bạn và cảm ơn người đọc

Phần kết thư cũng cực kỳ quan trọng. Đó là nơi bạn gói gọn mọi thứ và truyền cảm hứng cho nhà tuyển dụng để họ sắp xếp cho bạn một cuộc phỏng vấn. Việc kết thúc thư của bạn nên:

Lặp lại vị trí công việc bạn quan tâm.

Cảm ơn người đọc đã quan tâm.

Mong muốn hồi âm của họ.

Chữ kí của bạn.

6. Sử dụng phông bài rõ ràng

Thông thường, 4 đến 5 đoạn ngắn sẽ đủ cho một thư xin việc được viết trực tiếp vào email. Trong khi đó, thư xin việc đính kèm có thể dài hơn một chút nhưng không nên nhiều hơn một trang A4. Nếu bạn chuyển đổi chữ thành PDF, hãy đảm bảo định dạng được dịch đúng.

Mục đích của thư xin việc là cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai, sự hiểu biết về công việc ứng tuyển, tại sao bạn có hứng thú, khả năng phù hợp với vị trí và khuyến khích họ xem qua CV để tìm hiểu thêm về bạn.

Thường rất ít người cảm thấy mình hoàn hảo với vị trí mà họ đang ứng tuyển. Nhưng, khi bạn cảm thấy mình "dưới tiêu chuẩn" thì chắc rằng bạn sẽ bước vào quá trình tuyển dụng với thái độ không tốt và sự hoài nghi về bản thân. Hãy rũ bỏ những tư tưởng tiêu cực đó và sử dụng thư xin việc để cho thấy bạn là ứng viên phù hợp nhất.