Nhiều sinh viên vẫn xem kỳ thực tập là dấu chấm hết của quãng đời đại học: hoàn thành vài tháng để đủ điều kiện tốt nghiệp rồi bước tiếp. Nhưng trong mắt nhà tuyển dụng, đó lại là "bài kiểm tra" đầu tiên của sự nghiệp, nơi một thái độ, một cách ứng xử hay thậm chí một bài đăng trên mạng xã hội cũng có thể ảnh hưởng đến cơ hội nghề nghiệp sau này.
Sau những vụ việc gây tranh cãi liên quan đến thực tập sinh thời gian gần đây, câu chuyện về trách nhiệm của người trẻ khi bước vào môi trường làm việc thực tế càng được đặt ra rõ nét hơn. Thực tập sinh cần chuẩn bị những gì để không biến kỳ thực tập thành "điểm trừ" đầu tiên trong hành trình nghề nghiệp, đồng thời tận dụng khoảng thời gian này để tạo dựng uy tín với nhà tuyển dụng?
Xoay quanh những vấn đề này, hãy cùng lắng nghe chia sẻ của anh Phạm Mạnh Khôi (Chú Khôi Nhân Sự) - chuyên gia nhân sự với hơn 30 năm kinh nghiệm, từng giữ vai trò Giám đốc Nhân sự tại nhiều tập đoàn quốc tế như BAT, Metro Cash & Carry, L'Oréal, VPBank - SMBC, SC Johnson & Son, TNT Express...
Nhiều sinh viên vẫn xem kỳ thực tập là "đi cho có" hoặc để đủ điều kiện tốt nghiệp. Theo anh, thực tế, kỳ thực tập có ý nghĩa như thế nào với hành trình nghề nghiệp sau này?
Tôi nghĩ nhiều sinh viên đang đánh giá sai về kỳ thực tập. Thực tập không phải là một môn học cuối cùng để đủ điều kiện tốt nghiệp, mà còn là buổi phỏng vấn kéo dài vài tháng với thị trường lao động thật bên cạnh cơ hội để các em tích lũy mối quan hệ, kỹ năng thực chiến cho bước tìm việc ngay sau tốt nghiệp. Nhà trường đánh giá các em bằng điểm số, nhưng doanh nghiệp đánh giá bằng thái độ, tinh thần học hỏi và cách các em ứng xử trong môi trường làm việc thật.

Trong suốt hơn 30 năm làm CHRO, tôi tuyển dụng hàng chục ngàn sinh viên mới ra trường cho nhiều ngành nghề và loại hình doanh nghiệp khác nhau. Điều khiến nhà tuyển dụng nhớ đến một thực tập sinh không phải là GPA ấn tượng, mà là những điều rất đời thường: có đúng giờ không, có chủ động nhận việc không, có biết lắng nghe góp ý không, có giữ được sự chuyên nghiệp ngay cả khi không ai quan sát không.
Trong thời đại mạng xã hội, kỳ thực tập còn có một ý nghĩa khác, đó là nơi xây dựng hoặc đánh mất thương hiệu ứng viên. Chỉ một hành vi thiếu chuẩn mực, một phát ngôn bồng bột hay một buổi livestream cá nhân thiếu suy nghĩ cũng có thể để lại dấu vết số (digital footprint) mà nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể nhìn thấy nhiều năm sau.
Các bạn trẻ cần xem kỳ thực tập như ngày đầu tiên của sự nghiệp, chứ đừng xem đó là những ngày cuối cùng của đời sinh viên. Cách các em hành xử trong giai đoạn này có thể quyết định cơ hội nghề nghiệp sau khi tốt nghiệp nhiều hơn các em nghĩ.
Sau nhiều vụ việc gây tranh cãi liên quan đến thực tập sinh thời gian gần đây, theo anh, người trẻ cần hiểu như thế nào về việc mình đang đại diện cho hình ảnh của đơn vị thực tập, kể cả khi chưa phải nhân viên chính thức?
Nhiều bạn trẻ chưa nhận ra rằng, ngay từ ngày đầu tiên đi thực tập, các em đã không còn chỉ đại diện cho bản thân mình nữa. Dù chưa phải nhân viên chính thức, nhưng khi khoác lên mình chiếc áo đồng phục, bảng tên nhân viên của doanh nghiệp hay giới thiệu mình là thực tập sinh của một đơn vị nào đó, mọi hành động và phát ngôn của các em đều có thể khiến người khác liên tưởng đến hình ảnh của tổ chức đó.
Trong thời đại mạng xã hội, ranh giới giữa đời sống cá nhân và hình ảnh nghề nghiệp gần như không còn. Một bài đăng, một buổi livestream hay một phát ngôn thiếu suy nghĩ có thể lan truyền rất nhanh và ảnh hưởng đến uy tín của nhà trường, đơn vị thực tập, đồng nghiệp, khách hàng, thậm chí cả ngành nghề mà các em đang theo đuổi.
Tôi nghĩ đây không phải là câu chuyện hạn chế quyền thể hiện bản thân, mà là ý thức về trách nhiệm nghề nghiệp. Tự do ngôn luận luôn đi kèm với trách nhiệm đối với những gì mình nói và làm, đặc biệt khi mình đang mang danh nghĩa của một tổ chức.
Điều tôi luôn nhắn với các bạn thực tập sinh là hãy xây dựng thương hiệu ứng viên bằng sự chuyên nghiệp, chứ đừng để một phút bồng bột trên mạng xã hội làm lu mờ những nỗ lực mà mình đã tích lũy suốt nhiều năm học tập. Một cơ hội nghề nghiệp có thể mất đi chỉ vì một hành động thiếu cân nhắc, trong khi uy tín cá nhân thường phải mất rất nhiều thời gian mới xây dựng được.

Nếu xảy ra một sự cố do thực tập sinh gây ra, trách nhiệm nên được nhìn nhận như thế nào giữa sinh viên, nhà trường và đơn vị tiếp nhận?
Theo tôi, khi xảy ra một sự cố do thực tập sinh gây ra, trách nhiệm không nằm ở riêng một phía mà trải đều trên nhiều chủ thể, mỗi bên đều có một vai trò riêng trong quá trình hình thành một người lao động trẻ có trách nhiệm.
Thứ nhất, bản thân sinh viên đã là một người trưởng thành phải tự chịu trách nhiệm về hành vi và quyết định của mình. Dù đang sinh hoạt tại nhà, trong trường học hay đi thực tập tại doanh nghiệp, các em cần ý thức rằng mọi lời nói, hành động và ứng xử đều có thể tạo ra hậu quả. Điều này càng quan trọng khi các em sử dụng mạng xã hội, bởi dù đã bật chế độ riêng tư hay ẩn danh, vẫn có ai đó nhận diện được danh tính, lưu giữ toàn bộ phát biểu và hành vi, thậm chí cắt gọt, chỉnh sửa rồi phát tán ra ngoài.
Thứ hai, nhà trường không chỉ đào tạo kiến thức chuyên môn mà còn cần trang bị cho sinh viên đạo đức nghề nghiệp, văn hóa ứng xử, ý thức tuân thủ quy định và kỹ năng thích nghi trước khi đưa các em đến doanh nghiệp thực tập.
Thứ ba, đơn vị hay doanh nghiệp tiếp nhận thực tập cần xem thực tập sinh là người đang được đào tạo. Doanh nghiệp cần có chương trình định hướng, người hướng dẫn, quy định rõ ràng về những điều được làm và không được làm, đồng thời theo dõi, hỗ trợ các em trong suốt quá trình thực tập.
Cuối cùng, gia đình và các tổ chức đoàn thể trong trường học như Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên cũng góp phần không nhỏ. Gia đình là nơi hình thành nhân cách, sự tôn trọng và tính kỷ luật từ những năm tháng đầu đời, còn Đoàn - Hội là môi trường rèn luyện kỹ năng sống, ý thức công dân và văn hóa ứng xử thông qua hoạt động ngoại khóa, tình nguyện trước khi các em bước vào thị trường lao động.
Nếu chỉ nhìn vào một sự cố để quy trách nhiệm cho riêng một cá nhân thì sẽ rất dễ bỏ qua những nguyên nhân gốc rễ. Mỗi sự việc đều là cơ hội để tất cả các bên cùng nhìn lại vai trò của mình, từ đó phối hợp tốt hơn trong việc đào tạo những người lao động trẻ vừa có năng lực chuyên môn, vừa có bản lĩnh và trách nhiệm nghề nghiệp.
Ở chiều ngược lại, doanh nghiệp/ tổ chức cần làm gì để hướng dẫn và đồng hành với thực tập sinh, thay vì chỉ giao việc?
Nếu doanh nghiệp chỉ xem thực tập sinh là người đến để làm việc hỗ trợ thì sẽ bỏ lỡ một cơ hội rất lớn để xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng và nguồn nhân lực cho tương lai. Bởi thực tập không chỉ là quá trình sinh viên học hỏi, mà cũng là quá trình doanh nghiệp đánh giá, phát hiện và nuôi dưỡng nhân tài. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ giao việc rồi để các em tự xoay xở.
Trước tiên, thực tập sinh cần được định hướng ngay từ đầu về văn hóa doanh nghiệp, quy định, chuẩn mực ứng xử, các yêu cầu về bảo mật, an toàn và những giới hạn trong công việc để hiểu mình được làm gì và không được làm gì. Khi đại diện các doanh nghiệp ký kết hợp tác với các trường, tôi cũng đưa vào nội dung tổ chức các buổi chia sẻ về đạo đức kinh doanh và văn hóa ứng xử công sở, giúp các em nắm vững những quy tắc cốt lõi, đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro. Việc này nghe có vẻ nhỏ nên nhiều doanh nghiệp và trường học không đưa vào chương trình, thành ra nhiều sinh viên rất lờ mờ các quy định của công ty, gây hậu quả khôn lường.
Bên cạnh định hướng ban đầu, một người bạn đồng hành hướng dẫn (buddy) cũng quan trọng không kém. Buddy khác với mentor. Mentor là người cầm tay chỉ việc, còn buddy là người đã làm lâu năm trong công ty, am hiểu văn hóa doanh nghiệp, giúp giải nghĩa các thắc mắc về quy tắc ứng xử cho thực tập sinh một cách thân mật và tự nhiên hơn, đồng thời hướng dẫn các em sửa sai kịp thời. Với thực tập sinh, được góp ý đúng lúc thường giá trị hơn rất nhiều so với việc chỉ được giao thêm công việc.
Cuối cùng là cách giao việc và phản hồi trong suốt quá trình thực tập. Nên bắt đầu từ những công việc phù hợp với năng lực, sau đó tăng dần mức độ phức tạp khi các em đã chứng minh được khả năng, thay vì đợi đến ngày kết thúc thực tập mới nhận xét. Những góp ý ngay trong quá trình làm việc sẽ giúp các em điều chỉnh nhanh hơn và trưởng thành hơn sau mỗi trải nghiệm.
Với hơn 30 năm làm CHRO, tôi nhận thấy doanh nghiệp nào đầu tư nghiêm túc cho chương trình thực tập sẽ có lợi thế rất lớn trong việc xây dựng thương hiệu để thu hút và giữ chân nhân tài. Rất nhiều nhân viên giỏi sau này bắt đầu từ một kỳ thực tập được hướng dẫn bài bản. Ngược lại, nếu thực tập sinh chỉ được giao việc mà không được hướng dẫn, doanh nghiệp không chỉ đánh mất cơ hội phát hiện nhân tài mà còn có thể vô tình tạo ra những sai sót đáng tiếc do thiếu định hướng.

Với sự bùng nổ của văn hóa "vlog công sở" và thói quen bật camera mọi lúc mọi nơi của các bạn trẻ hiện nay, theo anh, đâu là giới hạn khi thực tập sinh muốn quay video, livestream hoặc chia sẻ trải nghiệm làm việc lên mạng xã hội?
Bản thân việc quay vlog hay chia sẻ trải nghiệm thực tập không có gì sai. Ngược lại, nếu làm đúng cách, đó còn là cách lan tỏa những câu chuyện tích cực về nghề nghiệp và truyền cảm hứng cho các bạn trẻ khác. Vấn đề nằm ở chỗ các bạn cần hiểu đâu là ranh giới giữa việc chia sẻ trải nghiệm cá nhân và việc tiết lộ những thông tin thuộc về doanh nghiệp hoặc khách hàng. Không phải điều gì mình nhìn thấy trong quá trình thực tập cũng có thể đưa lên mạng xã hội.
Tôi nghĩ thực tập sinh nên tự đặt ra ba câu hỏi trước khi bấm nút đăng:
1) Nội dung này có được phép chia sẻ không?
2) Có ảnh hưởng đến quyền riêng tư của người khác không?
3) Nếu lãnh đạo hoặc khách hàng xem được video này, mình có còn cảm thấy thoải mái không?
Đặc biệt trong các lĩnh vực hay công việc nhạy cảm, nơi đạo đức nghề nghiệp và việc bảo mật thông tin không chỉ là quy định nội bộ mà còn là một phần của quy tắc nghề nghiệp. Chỉ một vài giây hình ảnh vô tình, thiếu suy nghĩ cũng có thể tạo ra những hệ quả không mong muốn.

Theo trải nghiệm của tôi khi làm việc cùng các em, một tính cách hay gặp ở các bạn trẻ - kể cả tôi và tất cả chúng ta khi còn trẻ - là sự bồng bột, bốc đồng và lấc ca lấc cấc nên hay thích thể hiện cái cao ngạo cái tôi cá tính của mình. Nhưng lúc đó không có mạng xã hội như bây giờ nên có ngông thì cũng chỉ vài người trong vòng tròn tự biết với nhau, dễ kiểm soát mức độ lan truyền tin tức. Còn ngày nay, Gen Z có mạng xã hội như TikTok hay Threads giúp lan tỏa nhanh tin tức nhưng chính điều đó nó lặp tức khuếch đại và lưu vết nội dung các em tạo ra dù tốt hay xấu. Và đây chính là điểm tạo hình ảnh và hậu quả ngoài mong đợi.
Người trẻ hoàn toàn có thể sáng tạo nội dung về hành trình thực tập, nhưng hãy chia sẻ những bài học, kỹ năng và trải nghiệm của chính mình, thay vì biến nơi làm việc thành “bối cảnh” để câu view hay tạo nội dung gây chú ý. Đó mới là cách sử dụng mạng xã hội một cách văn minh và có trách nhiệm.
Với những ngành nghề đặc thù, đòi hỏi chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp cao như Y tế, giáo dục, luật…, anh có lời khuyên gì riêng cho các bạn thực tập sinh trong nhóm ngành này không? Có những nguyên tắc ứng xử nào mà sinh viên cần đặc biệt lưu ý?
Với những ngành nghề như y tế, giáo dục, luật…, điều quan trọng nhất là hiểu được giới hạn của trách nhiệm nghề nghiệp. Bởi đây là những lĩnh vực tác động trực tiếp đến sức khỏe, tương lai, quyền lợi, thậm chí là cuộc sống của con người. Chỉ một quyết định thiếu cẩn trọng cũng có thể để lại những hậu quả rất lớn.
Trước hết, thực tập sinh cần nắm vững các chuẩn mực nghề nghiệp, quy định và quy trình của đơn vị, không tự ý làm bất kỳ điều gì vượt quá thẩm quyền hoặc trái với quy định khi chưa được phép, đặc biệt trong quá trình tiếp xúc với khách hàng, người bệnh hay khi phát ngôn trên mạng xã hội. Tôi vẫn nhớ thời còn là thực tập sinh ở một doanh nghiệp với vị trí nhân viên tiếp thị. Khi đó, tôi đã tự ý tiếp xúc và chào bán sản phẩm cho khách hàng mà chưa có sự đồng ý của chị tổ trưởng. Kết quả là tôi bị kỷ luật hạ bậc thi đua, dù đã bán được ba chiếc máy nhắn tin, một thành tích không hề dễ đạt được ngay cả với những nhân viên bán hàng giàu kinh nghiệm thời điểm đó. Chị tổ trưởng chỉ nói với tôi một câu mà đến nay tôi vẫn nhớ “Đã là quy định thì phải tuân thủ. Nếu em tư vấn sai hoặc hứa điều gì không đúng, hậu quả cuối cùng sẽ là khách hàng mất niềm tin vào doanh nghiệp”. Bài học ấy theo tôi suốt hơn 30 năm làm nghề.
Cùng với đó, các em cần luôn đặt lợi ích của người bệnh, học sinh, thân chủ hoặc người được phục vụ lên trên sự thuận tiện của bản thân, đồng thời tuyệt đối tôn trọng tính bảo mật và quyền riêng tư của họ. Trong những ngành nghề đặc thù, quyết định đúng không phải lúc nào cũng là quyết định dễ dàng, nhưng phải luôn là quyết định có trách nhiệm. Thông tin của bệnh nhân, học sinh, khách hàng hay hồ sơ vụ việc đều phải được bảo vệ, không chỉ trong thời gian thực tập mà cả khi kỳ thực tập đã kết thúc.
Và điều cuối cùng tôi muốn nhắn nhủ là hãy luôn giữ sự khiêm tốn và tinh thần học hỏi. Kiến thức ở trường là nền tảng, nhưng đạo đức nghề nghiệp và bản lĩnh của một người làm nghề lại được hình thành qua từng tình huống thực tế. Không biết thì hỏi, chưa chắc thì xin hướng dẫn. Trong nhiều trường hợp, thừa nhận mình chưa biết còn chuyên nghiệp hơn việc cố chứng tỏ mình biết.
Tôi luôn tin rằng, chuyên môn giúp một người có thể hành nghề, nhưng đạo đức nghề nghiệp mới quyết định họ có được xã hội tin tưởng để gắn bó lâu dài với nghề hay không. Đó là điều mà mọi thực tập sinh trong những ngành nghề đặc thù cần ghi nhớ ngay từ ngày đầu tiên bước vào môi trường làm việc.

Trong thời đại mạng xã hội, nhiều doanh nghiệp cũng đối mặt với rủi ro về hình ảnh thương hiệu từ chính những nội dung do nhân viên hoặc thực tập sinh đăng tải. Liệu các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận nhân sự, có cơ chế đặc biệt nào để theo dõi, phát hiện sớm hoặc quản lý những rủi ro liên quan đến hình ảnh của tổ chức trên mạng xã hội không?
Theo tôi, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế để phát hiện sớm, phòng ngừa và xử lý những rủi ro liên quan đến hình ảnh tổ chức trên mạng xã hội. Tuy nhiên, quản trị rủi ro không có nghĩa là theo dõi hay kiểm soát mọi hoạt động cá nhân của nhân viên. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định rõ ranh giới giữa quyền riêng tư cá nhân và trách nhiệm nghề nghiệp.
Đầu tiên, mọi thứ nên bắt đầu từ một chính sách sử dụng mạng xã hội rõ ràng, giúp nhân viên và thực tập sinh hiểu nội dung nào có thể chia sẻ, nội dung nào thuộc phạm vi bảo mật, khi nào cần xin phép và những hành vi nào có thể ảnh hưởng đến khách hàng, đồng nghiệp hoặc uy tín tổ chức. Nhưng chính sách trên giấy thôi chưa đủ, doanh nghiệp không nên chỉ đưa văn bản rồi yêu cầu ký, mà cần đào tạo ngay từ quá trình hội nhập, dùng các tình huống thực tế để giải thích những rủi ro như quay phim tại nơi làm việc, để lộ dữ liệu khách hàng, đăng tải thông tin nội bộ hay đưa đồng nghiệp lên mạng khi chưa được đồng ý. Quy định càng rõ và được giải thích cặn kẽ thì nhân viên càng ít phải tự suy đoán.
Song song đó, bộ phận truyền thông, nhân sự, pháp chế hoặc quản trị rủi ro có thể phối hợp sử dụng các công cụ social listening để theo dõi những nội dung công khai có nhắc đến doanh nghiệp, thương hiệu hoặc các sự việc bất thường, với mục tiêu phát hiện sớm dấu hiệu rủi ro từ không gian công khai chứ không phải xâm nhập vào tài khoản hay đời sống riêng tư của nhân viên. Khi phát hiện nội dung có nguy cơ gây ảnh hưởng, doanh nghiệp cần xác minh bối cảnh, mức độ lan truyền, tính chính xác và hậu quả thực tế trước khi kết luận, thay vì phản ứng cảm tính, gây áp lực buộc nhân viên xóa bài ngay hoặc vội vàng kỷ luật khi chưa trao đổi đầy đủ. Tùy mức độ, doanh nghiệp có thể yêu cầu đính chính, gỡ bỏ, xin lỗi, đào tạo lại hoặc xử lý theo quy định.
Và có một điều tôi luôn nhấn mạnh là lãnh đạo phải làm gương. Một doanh nghiệp khó yêu cầu nhân viên giữ bí mật và ứng xử có trách nhiệm nếu chính quản lý thường xuyên chia sẻ thông tin nội bộ, đưa hình ảnh nhân viên lên mạng khi chưa xin phép hoặc tranh luận thiếu chuẩn mực trên các nền tảng công khai. Lãnh đạo còn cần rèn luyện và thể hiện hành vi lẫn ngôn từ chuẩn mực khi giao tiếp với nhau và với nhân viên, tránh các hành vi gây bức xúc dẫn đến những hành động không kiểm soát từ phía nhân viên.
Bộ phận nhân sự không nên đóng vai trò như một “cảnh sát mạng xã hội”. Vai trò phù hợp hơn là xây dựng chính sách, đào tạo nhận thức, tạo kênh cảnh báo, hướng dẫn cấp lãnh đạo và phối hợp xử lý công bằng khi sự cố xảy ra. Suy cho cùng, doanh nghiệp quản trị tốt không phải là doanh nghiệp kiểm soát được mọi bài đăng của nhân viên, mà là doanh nghiệp giúp mỗi người hiểu rằng quyền tự do thể hiện luôn đi cùng trách nhiệm đối với thông tin, con người và tổ chức mà mình đang gắn bó.
Nếu chỉ được gửi gắm 3 lời khuyên cho một sinh viên chuẩn bị đi thực tập lần đầu, anh sẽ nhắn nhủ điều gì?
Thứ nhất, hãy tập trung học từ những anh chị đi trước. Trường đại học giúp các em có kiến thức, nhưng môi trường làm việc mới dạy các em kỹ năng, tư duy và cách xử lý những tình huống mà sách vở không có. Đừng ngại quan sát, đặt câu hỏi và học từ cả những thành công lẫn sai lầm của người đi trước. Đó là con đường ngắn nhất để trưởng thành.
Thứ hai, hãy rèn luyện và giữ thái độ chuyên nghiệp, cả trong và ngoài công sở. Sự chuyên nghiệp không chỉ thể hiện qua cách các em làm việc, mà còn ở cách giao tiếp, giữ lời hứa, tôn trọng quy định và ứng xử trên mạng xã hội. Trong thời đại số, ranh giới giữa hình ảnh cá nhân và hình ảnh nghề nghiệp ngày càng mờ đi. Một thái độ chuyên nghiệp sẽ mở ra nhiều cơ hội, còn một hành động thiếu suy nghĩ cũng có thể đóng lại rất nhiều cánh cửa.

Thứ ba, hãy bắt đầu xây dựng thương hiệu ứng viên ngay từ kỳ thực tập đầu tiên. Đừng đợi đến khi tốt nghiệp mới nghĩ đến việc tạo dựng hình ảnh nghề nghiệp. Mỗi nhiệm vụ các em hoàn thành, mỗi mối quan hệ các em xây dựng, mỗi lời nhận xét từ người hướng dẫn hay đồng nghiệp đều góp phần tạo nên thương hiệu của chính mình.Tất cả những kinh nghiệm này chính là nền tảng tư liệu quý báu cho nội dung chiếc CVPro của em sau này, tạo lợi thế khi ứng tuyển, dù ở bất kỳ doanh nghiệp nào.
Tôi luôn tin rằng, kỳ thực tập không chỉ giúp sinh viên tích lũy kinh nghiệm, mà còn là nơi bắt đầu xây dựng uy tín nghề nghiệp. Bởi trong sự nghiệp, cơ hội thường đến với những người được người khác tin tưởng trước khi được đánh giá bằng tấm bằng hay số năm kinh nghiệm.