Khi bị deadline dí liên tục, đã đến lúc bạn nghiêm túc nghĩ đến việc thay đổi cách làm việc của mình bằng phương pháp này

Thuật ngữ "burnout" (làm việc thiếu hiệu quả) ra đời từ năm 1974, nhưng mãi đến năm 2019 nó mới được truyền thông và mọi người biết đến rộng rãi. Thực ra thì tháng trước, Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) đã chính thức công nhận đây là một bệnh, dù ngay ngày hôm sau tuyên bố này bị rút lại (chúng ta cũng nên công bằng với các thành viên của WHO, họ vốn đã có quá nhiều việc rồi.) Trong một bài viết được chia sẻ rộng rãi, cây bút Anne Helen của Buzzfeed miêu tả trạng thái "burnout" của mình là khi cô bị làm cho tê liệt và không thể hoàn thành dù chỉ là những công việc thường nhật.

Hội chứng này không chỉ là một cuộc khủng hoảng ngắn hạn đối với thế hệ những người trẻ hiện nay. "Nó đã trở nên phổ biến." Và chúng ta không thể tự giải quyết vấn đề này: "Bạn không thể thoát khỏi nó bằng một kì nghỉ, một cuốn sách tô màu nghệ thuật, hay một chiếc bánh lo âu (làm bánh xong rồi đập vỡ nó) – giúp giải thích tại sao ngày càng có nhiều nhóm người trẻ tuổi tập hợp lại và tự nhận mình thuộc về một kiểu chủ nghĩa-xã-hội-dân-chủ: họ bắt đầu nhận ra rằng cái gì đang làm cho mình khổ sở, và nó không phải là thứ mà những liệu pháp thư giãn hay một chiếc bàn-đi-bộ có thể giải quyết được.

Lượng công việc khổng lồ không thể chỉ được giải quyết đơn giản bằng những thứ như "bàn đi bộ".

Chính vì thế mà tôi khá ngần ngại khi chia sẻ một phương pháp cho vấn đề này. Nhưng trong khi chúng ta vật lộn với cuộc đời, vẫn cần có một cách để xử lí danh sách công việc dài dằng dặc của mình. Gần đây tôi tìm ra một phương pháp hiệu quả và thích hợp cho lối sống đầy ắp mệt mỏi và quá tải này: làm việc theo tiến trình một cách hạn chế (WIP). Đó là một phương pháp lên kế hoạch công việc có nguồn gốc từ Nhật Bản, có tên gọi là "kanban" và được Jim Benson và Tonianne DeMaria trình bày trong cuốn sách "Personal Kanban". Bạn sẽ cố định một số lượng đầu việc mà bạn sẽ làm tại một thời điểm bất kì, ví dụ là ba đầu việc. 

Sau đó, bạn sẽ không làm thêm bất cứ một nhiệm vụ nào khác cho tới khi hoàn thành ít nhất một trong số ba việc kia. Khi nào chỉ còn hai đầu việc trong danh sách WIP, bạn có thể đưa thêm vào một cái nữa. Tiếp tục với trình tự như vậy. Phương pháp Kanban có thể được minh họa bằng những cột dọc: mỗi đầu việc được đưa từ cột "phải làm" sang cột "đang làm", và cuối cùng là cột "hoàn thành". Nếu giới hạn WIP của bạn là ba, bạn không bao giờ nên có nhiều hơn ba đầu việc trong cột "đang làm". (Ngoài ra bạn có thể thêm một cột "chờ", nơi chứa những công việc bạn chưa làm hoặc có thể chia sẻ với người khác.)

Kanban có lẽ là lời lí giải cho hiệu quả công việc "khủng khiếp" của người Nhật.

Phương pháp này cực kì hiệu quả. Bằng việc hạn chế lượng công việc phải làm, bạn sẽ biết đâu là giới hạn của mình, thay vì bắt tay vào 15 nhiệm vụ cùng một lúc. Nó giúp bạn chia nhỏ dự án của mình ra làm nhiều phần nhỏ (bởi nếu "viết một cuốn sách" hay "tìm một công việc mới" là đầu việc, bạn có thể bị tắc với nó cả tháng trời). Quan trọng hơn cả, cách làm này giúp bạn có cảm giác mình kiểm soát và có đóng góp trong mọi thứ. Theo Benson và Barry, thì "Hoàn thành tuần tự từng nhiệm vụ nhỏ một có thể trở thành một thói quen, thậm chí là gây nghiện."

Cũng có những ý kiến phản biện rằng bạn có quá nhiều việc phải làm để hạn chế số đầu việc đang tiến hành của mình xuống còn ba. Đó là một sai lầm. Bạn vốn dĩ không thể làm tốt được quá nhiều việc trong cùng một thời điểm. Nếu như có ai đó quăng cho bạn 100 nhiệm vụ, đó là một yêu cầu bất khả thi. Bạn sẽ buộc phải sàng lọc, lựa chọn, và cân nhắc xem nên ưu tiên việc gì trước. Và để nói cho rõ hơn, đây không phải là giải pháp thần kì cho burnout đâu. Ngược lại, phương pháp này chỉ đơn giản là đưa mọi công việc về bản chất cốt lõi nhất của nó mà thôi.

Nguồn: Guardian.com