Là quản lý, bạn cần làm gì để giúp đội nhóm làm việc hiệu quả khi #workfromhome?

Kể từ khi dịch bệnh COVID-19 bùng phát tới nay, đặc biệt khi chính phủ Việt Nam đã công bố cách ly toàn xã hội kể từ ngày 1/4, hầu hết mọi người đều đã phải làm việc tại nhà. Như một lẽ tự nhiên, các trưởng nhóm và quản lý của các công ty đều phải thay đổi để thích nghi việc quản lý đội nhóm của mình từ xa.

Thú thực, quản lý từ xa là nỗi sợ với các nhà quản lý, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn phải làm điều đó hay không có thời gian, phương pháp để ứng phó. Nếu bạn đang là quản lý, hãy tham khảo những phương pháp dưới đây để giúp bạn và đội nhóm của mình nắm bắt nhau tốt hơn, từ đó giữ được hiệu suất công việc mà bạn đang mong muốn.

Bắt buộc phải có điểm danh vào mỗi buổi sáng

Nếu như khi đi làm chúng ta phải chấm công bằng dấu vân tay thì tương tự khi làm việc tại nhà cũng vậy, hãy có một công cụ để mọi người check-in điểm danh. Có nhiều cách để thực hiện điều này nhưng hiệu quả nhất là điểm danh mặt đối mặt qua video, và có rất nhiều các công cụ hỗ trợ gọi video như: Zoom, Google Hangouts, Skype…

Các thành viên trong nhóm cần nhìn thấy bạn và bạn cũng cần nhìn thấy họ. Đây là điều đầu tiên nên làm vào mỗi buổi sáng bắt đầu giờ đi làm. Bạn có thể đặt ra một khung giờ điểm danh như giờ đi làm hàng ngày vậy, ví dụ từ 9 giờ đến 9 giờ 30 sáng là mọi người buộc phải có mặt. Sau đó, bạn có thể chuyển việc điểm danh này qua thành một buổi họp giao ban buổi sáng, khi mọi người có thể nắm bắt được các công việc cần làm trong ngày, phản hồi ý kiến cho quản lý và yêu cầu cần được hỗ trợ nếu có.

Giao tiếp liên tục là điều cần thiết

Đây là điểm quan trọng thứ hai mà bạn và các thành viên trong đội cần thiết lập được. Thông thường khi đi làm, nếu chúng ta có vấn đề gì cần trao đổi thì có thể ra bàn đồng nghiệp gặp trực tiếp hoặc gọi nhau vào phòng họp để truyền đạt thông tin. Nhưng khi làm việc xa nhau, chúng ta sẽ lúng túng một chút khi rơi vào tình huống này nhưng vẫn có thể khắc phục được phần nào để đảm bảo năng suất công việc.

Trước hết, các thành viên trong nhóm đều cần phải có một công cụ và kênh giao tiếp hiệu quả, có thể chia làm kênh chat và kênh giao tiếp (tốt nhất là có thể nói trực tiếp với nhau). Kênh chat sẽ đảm bảo mọi thứ được lưu trữ và tất cả cùng nắm bắt thông tin nếu được nhắc đến tên. Còn kênh giao tiếp là để đảm bảo việc đối phương hiểu ý mình muốn truyền đạt một cách nhanh và hiệu quả hơn. Đừng ngần ngại bốc điện thoại lên gọi video call hoặc kéo nhau vào phòng họp trực tuyến, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều và đảm bảo được mọi người cùng nhìn về một hướng trong công việc.

Theo dõi và lập kế hoạch danh sách công việc

Điểm này cũng sẽ tương tự như khi các bạn đi làm văn phòng vậy, danh sách các công việc phải được theo dõi và lập kế hoạch chi tiết hơn, đặc biệt là khi mọi người đang làm việc cách xa nhau. Tốt nhất, hãy sử dụng các công cụ “checklist” công việc theo ngày - theo tuần mà cả bạn và nhân viên đều theo dõi được. Mỗi công việc đều cần có những thông tin cụ thể như: nhân sự phụ trách, các công việc cần làm, thời gian cần hoàn thành chúng… càng chi tiết sẽ giúp cả nhóm nắm bắt tốt hơn.

Đối với các công việc cần sự phối hợp theo nhóm, hãy cố gắng chia theo các giai đoạn để quản lý. Ví dụ đối với giai đoạn brainstorm đóng góp ý kiến - ý tưởng, hãy họp online để chốt kế hoạch, hay khi chuyển sang giai đoạn thực thi, hãy phân bổ nhân sự ai vào việc nấy để không bị dẫm chân nhau. Có thể trong những ngày đầu tiên làm việc tại nhà, bạn và đội sẽ không vấp váp khó khăn gì, nhưng khi kéo dài, việc thiếu sót là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Khi đó, hãy nhẹ nhàng chấp nhận và bình tĩnh tìm hướng khắc phục.

Tập trung vào kết quả cuối cùng

Điểm yếu của làm việc nhóm là bạn không biết được đồng nghiệp của mình đang làm gì. Thay vì phỏng đoán quá nhiều hoặc luôn luôn tìm cách kiểm soát họ (như chat hay gọi điện liên tục để hỏi - điều này có thể vô tình làm hỏng sự tập trung của nhân viên) thì hãy đặt ra một giới hạn thời gian cần hoàn thành và tập trung vào kết quả cuối cùng. Suy cho cùng, kết quả cuối cùng và chất lượng của kết quả đó mới là thứ bạn đáng quan tâm phải không?

Ngoài ra, khi bạn là quản lý, bạn cần giúp các thành viên trong đội và chính bản thân mình quản lý được kỳ vọng trong công việc. Bằng cách xác lập rõ nhiệm vụ và lý do tại sao chúng ta làm như vậy, sẽ giúp cả đội hiểu được chính xác bạn muốn gì và cách đo lường kết quả thế nào thì được gọi là thành công.

Quan tâm, trò chuyện và giúp đỡ nhau

Chúng ta đều biết rằng vai trò của quản lý trong đội là rất quan trọng. Bạn sẽ không chỉ quan tâm đến công việc mà bạn còn cần quan tâm và giúp đỡ các thành viên trong đội làm việc và phát triển nữa. Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, khi mà mọi người đều đang thực hiện việc cách ly xã hội, chúng ta không được đi ra ngoài đường, phải thay đổi những thói quen vốn có hàng ngày. Hãy dành thời gian để trò chuyện và hỏi han, nắm được tình hình của các thành viên.

Có rất nhiều nhân viên khi làm việc tại nhà thì gặp phải nhiều khó khăn và bạn cần phải giải quyết để đảm bảo yêu cầu công việc, ví dụ như họ không có máy tính cá nhân hoặc không đủ mạng để làm việc -> có thể xin công ty làm thủ tục cấp hoặc chuyển máy tính về nhà để làm; không truy cập được ổ chung hoặc mạng của công ty -> cần đăng ký VPN hoặc làm việc với bộ phận kĩ thuật mạng để giải quyết vấn đề… hay thậm chí là những vấn đề cá nhân như con nhỏ, tâm lý không ổn định vì chán nản, tất cả nếu được bạn cần nắm rõ, trò chuyện với họ để tìm ra giải pháp giải quyết tốt nhất cho cả đôi bên.

Ngoài ra, hãy tổ chức những sự kiện hay cuộc thi nho nhỏ online để động viên tinh thần mọi người, chia sẻ sở thích cùng nhau, những hoạt động có thể gắn kết mọi người xích lại tinh thần gần nhau hơn… đều sẽ giúp đội nhóm của bạn cảm thấy khá hơn.

Lời kết

Chúng ta đều không biết rằng tình trạng dịch và tình hình phải làm việc ở nhà sẽ diễn ra trong bao lâu nhưng chúng ta có quyền hy vọng vào một tương lai tươi sáng - khi mà mọi thứ sẽ trở lại bình thường đang đợi chúng ta. Với vai trò là trưởng nhóm - là quản lý, hãy cố gắng dẫn dắt các thành viên của bạn vượt qua khó khăn, giờ không chỉ là trong công việc mà còn là cả ở trong cuộc sống nữa.

Hãy cố gắng sắp xếp công việc một cách khoa học, tạo ra những thói quen công việc mới để thích nghi với điều kiện làm việc từ xa, bạn sẽ học ra được nhiều giá trị và bài học mới ở trong giai đoạn đặc biệt này.