Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen

Quỳnh Chi, Theo Trí Thức Trẻ 00:01 05/06/2013

Đây là một công việc khá mới nhưng được rất nhiều bạn trẻ yêu thích và muốn tìm hiểu.

Trong nhiều dịp quan trọng của một năm học, như dịp đầu năm, 20/11, 26/3 hay mùa chia tay, teen các trường THPT, thậm chí là THCS đều tổ chức prom. Đây là dịp để các học sinh trong và ngoài trường có cơ hội gặp gỡ, giao lưu, dịp để teen mình có cơ hội chiêm ngưỡng những ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng được Ban tổ chức mời về biểu diễn, hay đơn giản là thời gian hiếm hoi để cả lớp cùng nhau đoàn kết, lập chiến dịch kinh doanh gian hàng trong hội trại chẳng hạn. Bởi vậy, những buổi prom thế này thường rất được teen mình ủng hộ nhiệt tình và cũng chơi hết mình nữa.

Tuy nhiên, để tổ chức được một buổi prom có quy mô và chuyên nghiệp cũng không phải là điều dễ dàng. Trong mùa chia tay vừa qua, nếu prom của trường THPT Phan Đình Phùng nổi lên như một hiện tượng bởi sự xuất hiện của rất nhiều ca sĩ, hot teen nổi tiếng Hà Thành cùng quy mô hoành tráng, chuyên nghiệp và thành công ngoài mong đợi thì prom của teen Kim Liên lại ấm cúng và tràn đầy tình cảm, prom Ams thì năng động và rực rỡ sắc màu. Để có được sự thành công đó, những thành viên đứng sau cánh gà - người lo lắng cho buổi prom đã phải làm việc rất vất vả đấy. Hôm nay, hãy cùng làm quen với một nhóm bạn làm công việc tổ chức prom ở Hà Nội và tìm hiểu xem công việc này có điều gì thú vị nhé!

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 1

"Nhà trường là nhà tài trợ lớn nhất"

Chia sẻ với chúng tôi, bạn Nguyễn Trường Giang (Ja Nguyễn) - Manager của SMASH Group cho biết, đặc điểm cơ bản của tổ chức prom cho các trường THPT trước tiên đó là nội dung chương trình cần phù hợp với học sinh. Để tổ chức được một prom cần trải qua rất nhiều công đoạn. Trước tiên, các bạn ấy phải dựng sẵn được một khung chương trình gồm chủ đề, nội dung và khoảng thời gian dự kiến, sau đó sẽ tìm tới các trường THCS, THPT tại Hà Nội để làm nơi tổ chức.

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 2
Nguyễn Trường Giang - sinh viên ĐH RMIT - trưởng nhóm


Trong công việc tổ chức prom, một trong những công đoạn khó nhất là đi xin tài trợ. Quy mô của prom lớn hay nhỏ đều phụ thuộc vào số tiền xin tài trợ được. Rất khó để một cá nhân hay tập thể tài trợ một khoản tiền lớn đủ để tổ chức prom, có thể là bởi vì đây chỉ là chương trình cho học sinh, sinh viên tổ chức nên các nhà đầu tư thường nghĩ rằng quy mô sẽ không lớn, không thể quảng bá thương hiệu. Do vậy, công đoạn này cần rất nhiều kĩ năng, phải làm sao có thể bộc lộ ra rằng các bạn ấy có thể tổ chức thành công chương trình. "Cũng chính bởi xin tài trợ rất khó nên do đó chúng mình cảm thấy quan trọng nhất là chuẩn bị làm sao cho kĩ lưỡng về chất lượng của chương trình, từ đó mới tạo nên sự uy tín và có thể sẽ được tài trợ lâu dài hơn" - Một thành viên trong nhóm nói.

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 3

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 4
Tỉ mẩn làm thẻ đeo trong buổi prom


Tuy nhà tài trợ bên ngoài rất quan trọng, nhưng chính trường học - nơi mình tổ chức prom mới là "nhà tài trợ" lớn nhất của mỗi buổi prom. "Sau khi hoàn thiện hồ sơ, bọn mình sẽ phải gửi lên để nhà trường duyệt. Thực sự thì một buổi prom không thể diễn ra nếu thiếu sự ủng hộ và cho phép của Ban giám hiệu nhà trường. Vì vậy trong thâm tâm, chúng mình lúc nào cũng coi ngôi trường mình đứng ra tổ chức prom chính là nhà tài trợ lớn nhất, không thể thiếu cho mỗi buổi prom" - Ja Nguyễn chia sẻ.

Rất cần sáng tạo và kỹ năng thuyết phục

Tổ chức được một sự kiện hay prom của các trường THPT không thể chỉ một cá nhân có thể làm được mà cần phải có một tập thể đoàn kết làm việc ăn ý nhau cùng tạo nên. "Như một cái duyên, chúng mình gặp nhau, trò chuyện và biết được hóa ra lại cùng sở thích tổ chức sự kiện. Mình và anh Linh Bee - anh em đã có lần dành cả ngày trời để nói hết những ý tưởng của mỗi người ra và rồi vạch ra được những bước đi tiếp theo để nuôi dưỡng niềm đam mê này" - Ja Nguyễn nói. Khởi đầu chỉ với 4 cá nhân, hiện tại, nhóm của các bạn ấy đã có 10 thành viên rồi đấy. Cả nhóm đã cùng nhau góp sức và đã tổ chức thành công hai prom tại trường THCS Nguyễn Du vào tháng 6 năm ngoái và gần đây hơn vào tháng 4 đó là tại THPT Phan Đình Phùng. 

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 5

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 6
Đọc kỹ hand-out

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 7

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 8

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 9

Để trở thành một thành viên tổ chức prom không hề khó, trước tiên trong bạn phải có sẵn một niềm yêu thích công việc, không ngại khó, không ngại khổ. Ngoài ra bạn còn cần phải nuôi dưỡng niềm yêu thích ấy. Với tổ chức prom, tính sáng tạo rất cần thiết. Bạn cần phải luôn sáng tạo và có nhiều ý tưởng trong đầu để khi bạn bắt tay vào làm nội dung, có thể nghĩ ra được nhiều thứ mới mẻ hơn và tạo ra một cái riêng cho sự kiện của mình, đảm bảo không trùng lặp với những sự kiện hay prom trước đó.

Ngoài ra, một người tổ chức sự kiện cũng cần phải có được một cái nhìn bao quát chung để bạn có thể dễ dàng quản lí được tất cả mọi việc và luôn nghĩ tới rủi ro để phòng tránh. Kĩ năng thuyết phục cũng vô cùng quan trọng bởi bạn sẽ phải sử dụng nó khi bạn đi xin tài trợ, một việc không hề dễ dàng chút nào.

Một người kiêm nhiều việc

Là những thành viên tổ chức prom, điều thú vị nhất đó chính là khi bạn khác với những người xung quanh. Hầu hết mọi người đến để tham dự dạ tiệc, đến để thưởng thức âm nhạc, vui chơi và khiêu vũ còn bạn thì trên tay phải là chiếc bộ đàm, tay trái là tờ nội dung và có khi bạn sẽ phải chạy đi chạy lại liên tục, sẽ phải gào lên giữa đám đông để liên lạc được với đồng nghiệp của mình, cũng có lúc chính bạn sẽ phải lên sân khấu nhưng với công việc... quay phim. Thế nhưng không ai than phiền, không ai phàn nàn, bởi đó chính là niềm vui.

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 10
Check sân khấu liên tục


Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 11
Luôn giữ bộ đàm bên mình để liên lạc với "đồng đội"


Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 12

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 13

"Khi tổ chức sự kiện, mình đã được gặp gỡ rất nhiều người, từ các hot teen như Quỳnh Anh Shyn, Bê Trần, Vương Anh cho tới một số ca sĩ được các bạn trẻ vô cùng yêu thích như là anh Dương Trần Nghĩa, anh LK, Justa Tee... Nhiều lúc nghĩ lại mình cảm thấy rất vui và may mắn, không những được gặp mà lại còn được làm việc cùng với cả thần tượng của mình nữa chứ" - Ja Nguyễn nói.

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 14
Quỳnh Anh Shyn và Vương Anh - MC của prom Phan Đình Phùng

Niềm vui và hạnh phúc lớn nhất của những người làm công việc này đó là được trông thấy sự kiện của mình được rất nhiều các bạn học sinh sinh viên tới tham dự. "Nhìn lại về prom Phan Đình Phùng, có tới gần 8.000 người tới tham dự, thực sự là ngoài sức tưởng tượng của mình. Hôm đó 3 tuyến phố xung quanh trường đều... tắc đường đấy" - Tố Linh, một thành viên chia sẻ.

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 15

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 16

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 17
Prom Phan Đình Phùng có rất nhiều teen tham gia


Có thú vị nhưng cũng không tránh khỏi khó khăn đâu nhé. Điều khó khăn nhất có lẽ đó chính là về sức khoẻ và thời gian. Tham gia tổ chức sự kiện sẽ có lúc nhiều ngày liên tục bạn luôn trong tình trạng bận rộn hay có thể bạn phải dành cả ngày trời ở ngoài đường để chuẩn bị cho sự kiện của mình. Nhiều lúc ham làm quá đến mức quên ăn quên ngủ. Có những lúc cả nhóm sốt ruột lo lắng vì chỉ có còn có vài ngày nữa là tới ngày tổ chức nhưng việc chuẩn bị cũng chưa gần đến hoàn chỉnh, thực sự là rất áp lực đấy!

Lợi nhuận chính là niềm vui


Bắt nguồn từ sở thích, các bạn ấy cũng chưa nghĩ nhiều đến kiếm được lợi nhuận từ công việc này. Sau những sự kiện đã tổ chức, cả nhóm thường tự thưởng cho nhau một bữa ăn no nê bù đắp lại những ngày tháng vất vả trước đó, cùng kể lại những khó khăn và cách vượt qua như thế nào rồi cùng rút kinh nghiệm.

"Thực sự phần thưởng lớn nhất của công việc này đó chính là niềm vui, được làm những điều mình thích, được quen biết nhiều bạn bè, đưa những người bạn đến gần nhau hơn. So với những gì đã bỏ ra, chúng mình quá hời rồi còn gì" - Ja Nguyễn cười nói.

Tổ chức prom cho các trường - những trải nghiệm cực hay ho dành cho teen 18