Cẩm nang #workfromhome: Những điều nên và không nên khi họp online

Trong thời dịch coronavirus như hiện nay, phần lớn mọi người đã chuyển từ làm việc tại văn phòng sang làm việc tại nhà (work from home - WFH), trong đó việc giao tiếp với các đồng nghiệp khác sẽ được triển khai thông qua các phần mềm hội họp trực tuyến như Zoom, FaceTime hay Google Meet.

Dù vậy, khi văn phòng và nhà riêng bỗng gộp chung thành một, ranh giới giữa công việc và đời sống cá nhân bắt đầu bị xóa nhòa - cùng với đó, những tình huống khó xử sẽ xảy ra thường xuyên hơn.

Chắc hẳn không ít người trong chúng ta đã gặp trường hợp đồng nghiệp họp trực tuyến ở một cái chỗ… lạ đời nào đó, như phòng tắm hay tủ quần áo, để tránh khỏi lũ trẻ trong nhà. Hoặc một vài đồng nghiệp khác sẽ quyết định không đặt ra ranh giới và để lũ trẻ hay thú nuôi tham gia cùng tham gia luôn buổi họp.

Dù điều đó khá dễ thương, nhưng chắc chắn nó sẽ khiến cho cuộc họp kéo dài hoặc không đạt được hiệu quả như mong muốn.

“Những người không quen với việc làm việc trực tuyến sẽ phải đối mặt với cả những vấn đề kỹ thuật lẫn những bất tiện khác.” Elain Quinn, tác giả cuốn “There’s No Place Like Working From Home” (Tạm dịch: Không Nơi Nào Như Làm Việc Tại Nhà). “Họ không thường nhìn ra sau lưng mình và thấy những thứ mà mọi người khác đều thấy.”

Trong tình hình hiện tại, việc chuyển đổi sang WFH thường sẽ diễn ra khá đột ngột và sẽ không có nhiều người trong chúng ta đủ sẵn sàng cho nó, và những gì chúng ta có thể làm cũng chỉ có giới hạn. Tuy nhiên, đây cũng là lúc để nói về một vài lời khuyên giúp bạn có thể làm việc hiệu quả hơn trong những cuộc họp nhóm trực tuyến.

Thử trước trang thiết bị

Thủ phạm đầu tiên cho một cuộc họp trực tuyến tệ hại không gì khác chính là chất lượng tệ hại của cuộc gọi. Nếu bạn không thể nhìn thấy hoặc nghe thấy đồng nghiệp của mình, thì gọi để làm gì cơ chứ?

Vì vậy, trước khi bắt đầu cuộc gọi với đồng nghiệp, hãy đảm bảo rằng cuộc gọi của bạn sẽ trơn tru, tiếng và hình được truyền đi ổn định, và giảm thiểu số lỗi kỹ thuật có thể xảy ra. Sau đây là một vài bước:

- Xem trước webcam. Người dùng Mac có thể sử dụng ứng dụng Photo Booth, còn người dùng Windows thì có thể vào Start => Camera. Tại đây, bạn có thể kiểm tra hình ảnh của bản thân. Hãy chỉnh lại nguồn sáng trong nhà và góc máy quay để khuôn mặt bạn được chiếu sáng. Và quan trọng hơn hết, hãy chú ý đến khung cảnh phía sau mình: Bất kỳ thứ gì không nên được thấy bởi đồng nghiệp, như đống quần áo bẩn hay một bộ sưu tập rượu, nên bị loại ra khỏi khung hình.

- Thử microphone. Hãy đảm bảo rằng bạn có một tai nghe tích hợp microphone, hoặc một microphone riêng - thay vì microphone trên laptop vì chất lượng âm thanh của chúng thường rất kém. Cách dễ nhất để đảm bảo rằng hệ thống âm thanh hoạt động ổn là gọi thử một người bạn và hỏi họ xem âm thanh bên bạn như thế nào, rồi sau đó chỉnh lại cho phù hợp.

- Kiểm tra tốc độ mạng. Bởi có quá nhiều người ở nhà và sử dụng internet trong thời gian này, nên tốc độ và băng thông mạng có thể bị chậm ở nhiều nơi. Hãy thử vào speettest.net để kiểm tra tốc độ mạng. Nếu tốc độ chậm hơn 20 megabit mỗi giây, nhiều khả năng bạn sẽ gặp phải tình trạng vỡ hình và âm thanh bị trễ.

Tắt microphone trừ khi cần nói

Đây là một quy tắc khá rõ ràng nhưng nhiều người vẫn thường hay quên mỗi khi gọi thoại với nhiều người khác.

Điều này có thể dẫn đến việc tiếng chó sủa ở đâu đó, hay tiếng hét từ lũ nhóc nhà bạn gây ra ảnh hưởng không đáng có đối với cuộc họp. Hầu hết các dịch vụ hội họp trực tuyến như Zoom hay Google Hangouts đều có tùy chọn tắt mic trước khi tham gia cuộc họp, và mọi người đều nên làm điều đó, trừ người chủ trì cuộc họp ra thôi. Hãy chỉ bật mic khi bạn cần nói.

Nếu chất lượng băng thông kém, bạn cũng nên tắt hẳn luôn camera khi không cần thiết, cho đến khi bạn cần nói hoặc trình chiếu gì đó. Không có bất kỳ giá trị thực tế nào cho việc mọi người nhìn thấy bạn im lặng và nhìn chằm chằm vào camera cả.

Đặt ra ranh giới

Gia đình luôn là một phần quan trọng đối với mỗi chúng ta, nhưng điều đó không có nghĩa là đồng nghiệp của bạn muốn thấy vợ hay chồng của bạn nằm hớ hênh trên giường, “boss” mèo của bạn nằm dài trên bàn phím, hay lũ nhóc ném đồ chơi tứ tung đâu.

Vì vậy, việc thực hiện gọi thoại ở một nơi bạn có thể đặt ra các ranh giới là khá quan trọng. Cách đơn giản nhất là một căn phòng riêng với ranh giới là cánh cửa, thứ sẽ đóng lại mỗi khi bạn cần video call.

Tuy nhiên, không phải ai trong chúng ta cũng sở hữu một không gian riêng như thế để phục vụ cho công việc. Nhưng vẫn có một vài cách để khắc phục.

Ví dụ: Tôi không có phòng riêng tại nhà và phải làm việc trên bàn ăn. Khi họp, tôi thường có thói quen xoay camera hướng về phía tường trống, tránh xa các khu vực hay có người qua lại như nhà bếp hay hành lang, cùng với đó là đeo tai nghe như một dấu hiệu rằng tôi đang video call.

Lên kế hoạch sẵn

Trách nhiệm giúp cuộc họp trở nên ngắn gọn và súc tích thường thuộc về các cấp quản lý. Trong những cuộc họp trực tiếp, điều là này rất quan trọng. Còn trong trường hợp họp trực tuyến, thì điều này… lại càng quan trọng hơn.

“Bạn đang ở trong không gian riêng, nên sẽ rất dễ bị mất tập trung,” Elain Quinn chia sẻ.

Các quản lý có thể thử một vài cách tiếp cận để giúp các cuộc họp trực tuyến trở nên có tổ chức hơn. Ví dụ, nếu bạn ở cấp độ quản lý, hãy lên danh sách những chủ đề cần họp bàn, chia sẻ với mọi người. Việc chuẩn bị trước sẽ giúp bạn bao quát được những gì cần nói. Còn đối với nhân viên, quản lý có thể yêu cầu mọi người chuẩn bị trước điều mình sẽ nói trong cuộc họp, giúp mọi người đều có việc để làm và tập trung chú ý hơn.

Tập trung vào buổi họp

Nếu có điều gì đó bạn cần phải giải quyết, việc thứ lỗi trước sẽ lịch sự hơn là cứ để treo cuộc họp ở đó và rời khỏi máy tính, nhất là khi tên của bạn được gọi trong cuộc họp và chỉ có một sự im lặng kéo dài. Điều đấy có thể làm mất uy tín của bạn.

Nếu bạn có ý định phớt lờ buổi họp và chuyển sang một ứng dụng khác, hãy cẩn thận bởi những người khác có thể sẽ biết. Cụ thể, trong Zoom có một tùy chỉnh cho phép người chủ trì cuộc họp biết được nếu bạn rời khỏi ứng dụng Zoom quá 30 giây - một biểu hiện rằng bạn đang thiếu tập trung.

Giới hạn số lần hội họp

Trong văn phòng, việc gom mọi người lại với nhau trong một phòng họp để bàn luận là một điều rất dễ dàng và mang lại hiệu quả cao. Nhưng khi làm việc từ xa, việc mô phỏng mọi cuộc họp như trên thành họp trực tuyến là một điều hoàn toàn không cần thiết.

Một phần là vì việc yêu cầu các đồng nghiệp tham gia một cuộc gọi thoại sẽ phiền phức hơn là bạn nghĩ đấy! Không những họ sẽ phải kiểm tra lại các trang thiết bị của mình trước khi tham gia cuộc họp, mà họ còn cần phải thu xếp cho những thứ khác nữa, như nhờ ai đó trông hộ lũ trẻ.

Một quy tắc hữu ích đơn giản là hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lên lịch họp trực tuyến. Trong tình huống lý tưởng nhất, hãy chỉ dùng đến chúng khi cuộc thảo luận của bạn cần đến hình ảnh, như trình chiếu hoặc hiển thị tài liệu chẳng hạn.

Khi không có video call, công việc vẫn sẽ diễn ra

Không có luật hay quy tắc nào buộc bạn phải sử dụng video call để làm việc tại nhà cả. Anh bạn già điện thoại vẫn hoàn toàn có thể đảm nhiệm tốt mà!

Năm ngoái, chúng tôi có tuyển một vị trí nhân viên từ xa. Ứng cử viên cuối cùng đã tham gia cuộc gọi thoại với camera tắt hẳn. Cậu ta giải thích rằng cậu ta sẽ dễ dàng giao tiếp hơn nếu đi vòng quanh thay vì ngồi yên trên ghế.

Cậu ta nói rằng cậu ta muốn thể hiện bản thân tốt nhất, và cậu ta sẽ làm điều đó tốt hơn nếu cậu ta được bước đi vòng quanh. Tôi rất trân trọng điều đó, bởi cậu ta muốn được là chính mình. Cuối cùng, cậu ta là người được tuyển.

Video call chỉ là một phương thức giúp mọi người kết nối nhanh hơn. Nếu bạn vẫn có những công cụ, kế hoạch giám sát khối lượng công việc của nhân viên thì không có video call cũng sẽ không phải vấn đề của bạn.

---

Lược dịch từ bài viết “The Dos and Don’ts of Online Video Meetings” của Brian X. Chen