7 sai lầm phổ biến khi quản lý thời gian: Đáng tiếc phần lớn người trẻ đều mắc phải

Phải làm gì khi bạn luôn cảm thấy: "Ôi, chưa làm được việc gì đã hết ngày rồi"?

Phải làm gì khi bạn luôn làm việc cật lực mà vẫn thấy không đủ thời gian?

Nguyên nhân khiến bạn luôn phải "chạy đua" không ngừng nghỉ có thể là do bạn đang mắc phải một trong những sai lầm cực kỳ phổ biến dưới đây. Nhận diện và loại bỏ chúng ngay chính là giải pháp bạn cần để mỗi ngày mới đều là ngày làm việc hiệu quả, hạnh phúc và thành công hơn.

Thời gian chào ngày mới "biến thiên"

Thật tuyệt vời nếu loại bỏ được sai lầm này nhưng sẽ khá khó khăn đối với những người yêu thích việc "ngủ nướng" hay "thức dậy theo cảm hứng". Việc áp dụng một lịch trình ngủ - thức dậy ổn định ngay cả vào cuối tuần hay ngày lễ thực sự giúp bạn cải thiện năng suất. Các chuyên gia đã phát hiện ra rằng: Giấc ngủ không theo chu kỳ đều đặn thường ngăn cản sự hoạt động thuận lợi của các quá trình sinh học, đồng thời tác động tiêu cực đến năng lực nhận thức, năng suất làm việc và sức khỏe của con người. Cam kết một chu kỳ ngủ phù hợp là một cách tuyệt vời để tối ưu hóa hiệu quả và quản lý thời gian của bạn.

Làm nhiều việc cùng lúc - tưởng khôn hóa dại

Với "một núi" công việc mỗi ngày, bạn thường mở rất nhiều tab trên máy tính cùng một lúc? Bạn nghĩ rằng điều này sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn và nhanh chóng hơn? Thực tế không hẳn vậy.

Theo các nhà nghiên cứu tại Đại học Standford: Làm nhiều việc cùng lúc làm suy yếu sự tập trung của chúng ta, khiến chúng ta dễ bị phân tâm và làm tăng thời gian xử lý. Tập trung vào từng nhiệm vụ riêng biệt, xử lý nhanh, gọn và biết "cắt đuôi công việc" sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và chất lượng hơn.

Viết email dư thừa, viết một thông điệp hai lần

Nếu bạn cần giao tiếp qua email mỗi ngày, hãy chuẩn hóa quy trình giao tiếp này ngay lập tức. Nói một cách đơn giản, đó là: Đừng bao giờ viết cùng một thông điệp hai lần. Nếu bạn viết nhiều email cùng một lần, hãy lưu nó dưới dạng mẫu.

Mặc dù việc cá nhân hóa email rất quan trọng để thúc đẩy các mối quan hệ chuyên nghiệp, nhưng việc tạo ra các mẫu email cùng thông điệp sẽ cải thiện đáng kể kĩ năng quản lý thời gian của bạn.

Trả lời nhanh, luôn và ngay - không tốt như bạn vẫn nghĩ

Trả lời một cách nhanh chóng và kịp thời tất cả yêu cầu từ mọi người xung quanh không hẳn là một điều tốt.

Bạn vẫn nên là một người lịch sự, vẫn cần sự giao tiếp phù hợp nhưng đừng bỏ mọi thứ để trả lời mọi người ngay lập tức. Bởi nó không chỉ buộc bạn phải điều chỉnh lịch trình công việc của mình, khiến bạn theo không kịp mà có thể còn không cho bạn thời gian để nghĩ ra câu trả lời tốt.

Chỉ "ghi danh" những việc lớn trên lịch

Lịch của bạn không nên chỉ giới hạn cho các cuộc họp lớn và những deadline công việc mà hãy thử dùng nó để sắp xếp mọi thứ trong cuộc sống của bạn dù là nhỏ nhất.

Nếu bạn luôn muốn làm một việc gì đó nhưng chưa làm được, hãy cho nó một chỗ đứng trên lịch của bạn.

Nếu bạn không viết ra những hoạt động nhỏ trên lịch thì chúng sẽ bị cản trở bởi những nhiệm vụ khác và gần như không được thực hiện. Ngoài ra, điều này còn giúp bạn ngừng trì hoãn và tăng cơ hội hoàn thành được những việc bạn mong muốn.

Tiêu thụ tin tức không có chủ đích, bị cuốn vào mạng xã hội cả ngày

Hãy dành thời gian riêng để tiêu thụ tin tức thay vì bị cuốn vào nó 24/24 giờ. Hãy đọc báo trên các trang uy tín vào buổi sáng thay vì lướt Facebook cả ngày để tìm hiểu những gì đang diễn ra. Hãy nhớ đến cốt lõi của việc cập nhật thông tin.

Hiện nay, kinh doanh tin tức là một phần của ngành công nghiệp giải trí, nhiều tin tức được thiết kế dựa trên cảm xúc của chính bạn. Họ không hề giam giữ bạn nhưng bạn chẳng thể thoát ra được. Hãy theo dõi và tiêu thụ tin tức một cách tỉnh táo và khôn ngoan để tránh mất thời gian và "sập bẫy" các tin tức "đểu".

Luôn làm những việc bạn thích hoặc dễ dàng trước

Nếu bạn luôn ưu tiên những việc dễ làm hoặc những việc bạn thích trước thì bạn cần thay đổi ngay bởi nó là sai lầm cực kỳ tai hại. Ngay khi bạn ngồi vào bàn làm việc vào buổi sáng, hãy bắt đầu với những công việc gấp và quan trọng nhất của bạn dù bạn có thích nó hay không.

Đây chính là điểm mấu chốt giúp bạn có một ngày thành công hay thất bại. Nếu bạn bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra email hoặc phương tiện truyền thông xã hội, bạn sẽ lãng phí một nửa buổi sáng của mình. Bạn có thể đặt thông báo từ email để chắc chắn không bỏ lỡ việc quan trọng trong trường hợp khẩn cấp, nhưng nếu không có gì cần xử lý ngay lập tức, hãy quay lại ngay với công việc quan trọng bạn đang làm để có một ngày thành công.